REVISTA
ERUDITUS
Período julio - septiembre, 2025
Vol. 6, Núm. 2
reruditus@uisrael.edu.ec
• e-ISSN: 2697-3413
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2025
Manual de procesos como propuesta de mejoramiento
institucional en el área de archivo. Sucumbíos Solidario 2023
Processes manual as a proposal for institutional improvement in the
archives area. Sucumbíos Solidario 2023
Fecha de recepción: 2024-07-15 • Fecha de aceptación: 2025-04-09 • Fecha de publicación: 2025-06-10
Jorge Luis López Moreno
1
Tecnológico Superior Universitario España, Ecuador
jorge.lopez@iste.edu.ec
https://orcid.org/0000–0001–8623–127X
María Soledad Neira Loayza
2
Investigadora Independiente
maria.neira519@iste.edu.ec
https://orcid.org/0009-0002-7143-9128
Ana Belén Córdova Jara
3
Investigadora Independiente
acordova7875@uta.edu.ec
https://orcid.org/0009-0000-5267-8591
https://doi.org/10.35290/re.v6n2.2025.1359
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RESUMEN
La investigación se basó en la necesidad de contar con un manual de procedimientos para lograr
un archivo ordenado y eciente en la Institución Sucumbíos Solidario. El propósito fue garantizar la
eciencia en la conservación técnica de la documentación generada. Actualmente, el proceso de
recepción de documentación se realiza de manera desorganizada. La empresa cuenta con un archivo
general que contiene información impresa de cada área, almacenada en cartones. Por ello, todos
los departamentos sugieren establecer un manual para que los colaboradores puedan conocer el
contenido de la documentación. El objetivo fue desarrollar un Manual de Procedimientos enfocado en
el área de archivo, que contenga políticas para optimizar, administrar y garantizar la modernización
en la gestión, control y custodia de los documentos ingresados a la Institución. Para el desarrollo del
manual, se consideró lo dispuesto en la Ley, el Reglamento y los Instructivos del Sistema Nacional
de Archivos del Ecuador. Asimismo, se utilizó toda la información disponible en la entidad y se
aprovechó la experiencia del personal para recopilar datos mediante encuestas. Finalmente, el
manual está compuesto por cuatro capítulos que describen las actividades realizadas, abarcando
desde la recepción y clasicación hasta la conservación y el préstamo de la documentación.
PALABRAS CLAVE: archivos, eciencia, manual, normativa, procesos, mejora
ABSTRACT
The research is based on the need for a procedural manual to achieve an orderly and ecient
archive at the Sucumbíos Solidario Institution. The purpose is to ensure eciency in the technical
preservation of generated documentation. Currently, the process of receiving documentation
is conducted in a disorganized manner. The company has a general archive containing printed
information from each area, stored in boxes. Therefore, all departments suggest establishing a
manual so that employees can understand the content of the documentation. The objective is to
develop a Procedural Manual focused on the archive area, which includes policies to optimize,
manage, and ensure modernization in the management, control, and custody of documents entering
the Institution. For the development of the manual, the provisions of the Law, the Regulations, and
the Guidelines of the National Archive System of Ecuador were considered. Additionally, all available
information within the entity was used, and the staff’s experience was leveraged to collect data
through surveys. Finally, the manual consists of four chapters that describe the activities carried
out, covering everything from the reception and classication to the conservation and lending of the
documentation.
KEYWORDS: les, eciency, manual, regulations, processes, improvement
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MANUAL DE PROCESOS COMO PROPUESTA DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL EN EL ÁREA DE ARCHIVO.
SUCUMBÍOS SOLIDARIO 2023
Introducción
Sucumbíos Solidario es una Institución de desarrollo de políticas sociales que impulsa planes,
programas y proyectos orientados a promover y garantizar los derechos de los grupos humanos
de atención prioritaria en el marco de la doctrina de protección integral, con la participación de
Instituciones del Estado y demás actores sociales en benecio de toda la comunidad provincial.
En la actualidad Sucumbíos Solidario cuenta con la Resolución Administrativa No. 018-P-GVO-
GADPS-2018, con fecha 11 de diciembre de 2018, mediante la cual se expide el “Instructivo guía
de organización básica y gestión del manejo, cuidado, custodia y conservación de los archivos
del gobierno autónomo descentralizado de la provincia de Sucumbíos” Falconí, M. L. (2009), y
mediante ocio circular 001 GSG GADPS 2019, se hace la entrega de la copia certicada para que
se dé el cumplimiento al mismo. El instructivo solo describe las funciones del Área del Archivo
Central, por lo que es necesario diseñar un Manual de Procedimientos para el Área de Archivo.
Esto permitirá simplicar el trabajo, aprovechando los sistemas actuales que facilitan el proceso
archivístico.
El problema radica en la ausencia de un manual que detalle de manera clara los procesos a seguir
para la organización y conservación documental, lo que diculta la localización de la información
cuando es solicitada por usuarios internos o externos. El objetivo del diseño del Manual de
Procedimientos para el Área de Archivo de la Institución Sucumbíos Solidario 2023 Lago Agrio
- Sucumbíos, fue establecer los procesos para la administración, organización gestión, control,
custodia y conservación de los documentos generados e ingresados a la Institución.
La Regla Técnica Nacional para la Organización y Mantenimiento de los Archivos Públicos
(Agusto, 2019), dispone en su artículo 7: en vigencia Las entidades públicas emitirán la política
institucional en materia de gestión documental y archivo, la cual será aprobada por la máxima
autoridad institucional y deberá estar alineada con las disposiciones de la presente Regla Técnica
relacionada con la organización, gestión, conservación y custodia de los documentos de archivo.
Todas las direcciones de la estructura Institucional de Sucumbíos Solidario y sus unidades sujetas
darán cumplimiento a las disposiciones de acuerdo con la regla técnica expuesta.
Por otra parte, un adecuado manejo documental y archivístico en la unidad, a través de la
descripción de procesos y actividades, brindará un servicio público oportuno, ecaz y eciente al
usuario interno y externo.
Para Fuster (2001), la necesidad de clasicar los conceptos es fundamental y no sólo por
razones cientícas. Los documentos, los archivos e incluso la misma profesión de archivero han
convertido a la Archivística en verdadero pilar de la Democracia y del Estado de Derecho. El orden,
la clasicación de los documentos se rige bajo Leyes, Reglamentos, Ordenanzas, mismas que
permiten un mejor y ordenado control archivístico.
La materia archivística surge a principios del siglo XIX con el nombre de archivología, nace como
una habilidad para organización y conservación del archivo. Antes de que se creara esta ciencia los
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archivos en toda institución estaba organizados y servían a un objetivo estas estaban depositadas
como una prueba de evidencias escrita.
Para Vivanco (2017), la contabilidad es una ciencia que se encarga de registrar transacciones
realizadas por la entidad dentro de un periodo de tiempo con la nalidad de generar información
para formar registros nancieros óptimos para la toma de decisiones dentro de un ente
económico. El ser humano ve la necesidad de controlar los recursos que posee para lo cual crea
el control interno como una herramienta de supervisión para examinar la operatividad de una
organización. Los controles internos son mentores prácticos dentro de una organización, que
siempre han existido, estos ayudan con la operatividad dentro de la organización.
De acuerdo con lo mencionado en el Art. 379, numeral 3 de la Constitución de la República del
Ecuador (2008), son parte del patrimonio cultural tangible e intangible relevante para la memoria
e identidad de las personas y colectivos, y objeto de salvaguarda del Estado, entre otros:
Documentos, objetos, colecciones, archivos, bibliotecas y museos con valor histórico, artístico,
arqueológico, etnográco o paleontológico. Para lograr resultados objetivos en la gestión del
sistema de gestión de documentos y los procedimientos de gestión del archivo, debemos hacer un
manual de procedimiento..
El propósito de los archivos como gestores documentales es asegurar la ubicación, el uso
oportuno y eciente de la información. Archivos bien organizados y administrados reejan un
enfoque en servir al público y lograr la eciencia necesaria en la administración de las instituciones
públicas. Cabe señalar que toda institución pública o privada debe mantener coherencia con los
planes o diseños de retención de registros que reejen la memoria de las actividades realizadas
durante los diferentes períodos administrativos (Bonilla, 2016).
Un manual de procedimientos es una herramienta de apoyo que sistematiza los pasos necesarios
para el desempeño de las actividades en un puesto o unidad administrativa especíca. También se
considera un documento dentro de un sistema de control interno, diseñado para lograr un control
detallado, organizado y completo (Benítez et al., 2021). Contiene descripciones, responsabilidades
y datos sobre políticas, funciones, sistemas y procedimientos para diversas actividades realizadas
en la organización (Millo et al., 2017).
La Historia indica que los primeros documentos eran tablillas de arcilla, pieles, madera o marl
y papiro, los cuales eran usados como herramienta de control de la población y riqueza (Gálvez,
2012). El Archivo General es el responsable de integrar, resguardar, custodiar y conservar la
documentación institucional, son los documentos que ya no se encuentran activos o en uso en los
diferentes procesos.
De acuerdo con el Instructivo vigente desde el once de diciembre de 2018, Gobierno Autónomo
Descentralizado de la Provincia de Sucumbíos (2020), se determina que:
• Archivo Central, es único y podrá contener el archivo, recepción y registro, es el responsable
del control del tratamiento documental que se produce en cada unidad administrativa y de
recibir la documentación considerada pasiva que le transeren los archivos de ocina.
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• Archivo pasivo, administrador de los documentos transferidos por los Archivos Activos
de las diferentes Unidades de la Corporación Provincial, permanente en éste hasta que
prescriban sus valores administrativos.
• Archivo Histórico/permanente, administrador de la documentación con valores históricos y
culturales, custodio el Patrimonio Documental.
La Categoría de archivos comprende el archivo físico de las Direcciones. Los responsables
de estas actividades son responsables de la organización, administración y custodia de los
documentos en trámite y de aquellos calicados como activos.
• Archivos de Ocina (Activo), son los documentos generados por las actividades de cada uno
de los Procesos y/o subprocesos. La organización y la conservación de la documentación
es la función principal, mientras su utilización es constante su permanencia será de un
año calendario al que recurre, luego de lo cual se eliminarán en el propio Proceso y/o
subproceso, previa evaluación por parte del director del Área en función de la Tabla de
Plazos de Conservación Documental. Se exceptúa la documentación con valoración
temporal la cual se transferirá al Archivo General, para su custodia y conservación.
• Archivo General (Central), son los documentos que ya no se encuentran activos o en uso en
los diversos procesos y que, por la información contenida, son objeto de consulta ocasional.
• Archivo Pasivo, constituye los documentos seleccionados por cada Proceso y/o subproceso,
luego de haberse realizado las clasicaciones y evaluaciones. Se volverán a seleccionar los
que constituyen documentación permanente o histórica.
• Archivo Histórico (Permanente), administrador de la documentación con valores históricos y
culturales, custodio del Patrimonio Documental.
Se retendrá toda la documentación original y seleccionada en las anteriores evaluaciones y
constará de los documentos trascendentales por tener valor histórico o institucional para que
puedan ser conservados indenidamente, como ejemplo: publicaciones institucionales, manuales,
metodologías, lineamientos, etc.
Archivo Digital se organiza incorporando tecnologías de la información y comunicación de última
generación para proteger, administrar y conservar la información generada en la Institución. Para
ello, se emplean diversos medios electrónicos, informáticos y ópticos, como la digitalización en
diferentes medios magnéticos: discos duros, cintas, etc. (Posligua, 2018).
Metodología
En la investigación se establecieron los procedimientos técnicos y operativos para crear los
diferentes expedientes. Se determinó la cantidad de documentos, condiciones físicas, estructura
documental, orden y tipo de archivo (alfabético, numérico, cronológico, secuencial). Se involucró
a los funcionarios y empleados en la mejora y observancia de sus funciones relacionadas con el
manejo de documentos. Además, se realizó la digitalización de la información y se dará de baja la
documentación administrativa según la normativa legal vigente.
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A partir de la situación actual en el manejo, conservación y organización del archivo, se
identicaron las necesidades básicas para implementar un Manual de Procedimientos para el
Área de Archivo. De la misma forma, se establecieron los procedimientos técnicos y operativos
para crear los diferentes expedientes con el n de garantizar el control y la gestión eciente de la
documentación. Esto permitió mejorar el acceso a la información, optimizar el tiempo de búsqueda
y asegurar la integridad y condencialidad de los documentos.
Además, se denieron criterios de clasicación y almacenamiento que facilitaron la recuperación
de la información, minimizando el riesgo de pérdida o deterioro. La implementación de este manual
contribuirá a la estandarización de procesos, asegurando que todos los funcionarios y empleados
sigan directrices claras en el manejo documental siendo una base de datos para el registro de
la documentación recibida, para que facilite la ubicación y localización de la documentación en
custodia y determinar la cantidad de documentos, condiciones físicas, la estructura documental,
orden, tipo de archivo (alfabético, numérico, cronológico, secuencial, etc.).
Por otro lado, se efectuó la investigación mediante la observación y exploración del área de
archivo y de la documentación existente que se toma como base para efectuar el Manual. De
forma paralela, se realizó una encuesta al personal de las secretarías de las diferentes jefaturas
y personal del área de archivo con el n de identicar la realidad actual, la misma que se tabula y
se analiza para determinar las principales falencias, la cuales se deben solventar con el manual
propuesto.
Para comenzar, toda la información se revisó, clasicó y seleccionó, considerando únicamente lo
que sea relevante para la elaboración del Manual. Esto se lleva a cabo mediante una preparación
previa con todos los involucrados, con el objetivo de identicar el problema existente y determinar
los procesos necesarios para mejorar la situación actual. En este sentido, se tomó en cuenta lo
dispuesto en el Instructivo guía de organización básica y gestión del manejo, cuidado, custodia
y conservación de los archivos del Gobierno Autónomo Descentralizado de la Provincia de
Sucumbíos (2009).
Asimismo, es importante destacar que toda la documentación generada por Sucumbíos Solidario
es de carácter técnico y administrativo. En consecuencia, el archivo pasivo, compuesto por
documentos jurídicos, administrativos, nancieros y de atención social, representa la memoria de
las actividades ejecutadas y cumplidas por los funcionarios, funcionarias, servidores y servidoras.
Resultados
Es necesario salvaguardar toda la documentación que se genera por Sucumbíos Solidario ya que
constituyen la historia y el patrimonio de la institución. De la misma forma, se debe estandarizar
la aplicación de procesos archivísticos dese el ingreso del documento hasta la conservación y
resguardo. Es muy importante la organización, conservación y custodia de la documentación
como testimonio de la gestión cumplida. La norma de control interno para el sector público, 405-
04 (Contraloría General del Estado, 2009), establece que la máxima autoridad de implantar y aplicar
políticas y procedimientos de archivo para la conservación y mantenimiento de archivos físicos y
magnéticos con base a las disposiciones técnicas y jurídicas vigentes. La Administración Pública
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constituye un servicio a la colectividad que se rigen en los principios de legalidad, ecacia, calidad,
jerarquía y coordinación, de acuerdo a los artículos 227 de la Constitución de la República del
Ecuador (Asamblea Constituyente del Ecuador, 2008) y artículo 4 del Estado del Régimen Jurídico y
Administrativo de la Función Ejecutiva.
En los artículos 1 y 5 de la Ley Orgánica y Transparencia y Acceso a la Información Pública
(Congreso Nacional, 2004), establece el derecho de las personas a conocer el contenido de los
documentos que reposan en los archivos de las instituciones, organismos y entidades, personas
jurídicas de derecho Público y Privado y en el Artículo 10 dispone que: se debe crear y mantener
registros públicos de manera profesional, para que el derecho a la información se pueda ejercer
a plenitud, por lo que no se justicará la ausencia de las normas técnicas en el manejo y archivo
de la información y documentación para impedir u obstaculizar el ejercicio de acceso a la
información pública, pero aún su destrucción, además, advierte que: quienes administre, manejen,
archiven o conserven, información pública serán personalmente responsables, solidariamente
con la autoridad de la dependencia a la que pertenece dicha información, por las consecuencias
administrativas, civiles o penales a que hubiere lugar, por sus acciones u omisiones, en la
ocultación, alteración, pérdida y/o desmembración de documentación e información pública.
Con el n de estandarizar, regular y controlar el archivo y lograr una administración eciente al
servicio de los usuarios de Sucumbíos Solidario, se diseñó el presente manual. Se determinó que el
manual de procedimientos es un documento que sirve de apoyo para el personal de una institución
para conocer y ejecutar todas las actividades establecidas en el mismo.
Según la Constitución del Ecuador (2008) detalla:
Art. 18 numeral 12 Constitución de la República del Ecuador, Acceder libremente a la
información generada en entidades públicas, o en las privadas que manejen fondos del
Estado o realicen funciones públicas. No existirá reserva de información excepto en los casos
expresamente establecidos en la ley. En caso de violación a los derechos humanos, ninguna
entidad pública negará la información. (Asamblea Constituyente del Ecuador, 2008).
Según la Disposición general del Reglamento de la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a
la Información Pública emitida por la Asamblea Constituyente del Ecuador (Congreso Nacional,
2004), el Sistema Nacional de Archivos debe preparar y expedir una herramienta para que las
instituciones sometidas a dicha ley cumplan con sus obligaciones relativas a archivos, custodia
e información, garantizando su disponibilidad para quienes la necesiten. En este contexto, y con
base en la información recopilada durante el proceso de investigación, se presenta el Manual de
Procedimientos para el Uso Exclusivo del Área de Archivo de Sucumbíos Solidario, el cual facilita el
acceso libre a la información y proporciona directrices claras sobre el uso y manejo adecuado del
archivo.
De la misma manera, en el Artículo 10 de la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la
Información Pública (Congreso Nacional, 2004), expone que es responsabilidad de las instituciones
públicas, personas jurídicas de derecho público, crear y mantener registros públicos de manera
profesional, para que el derecho a la información se pueda ejercer a plenitud, por lo que, en ningún
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caso se justicará la ausencia de normas técnicas en el manejo, archivo de la información y
documentación para impedir u obstaculizar el ejercicio de acceso a la información pública, peor
aún su destrucción. Se debe establecer un cronograma de capacitación intensiva para el personal
designado al área de archivo.
El área de archivo debe ser atendida en sus necesidades de funcionamiento de forma inmediata,
dotando de materiales, útiles y muebles de ocina, sucientes para que no exista retraso o
acumulación desordenada de la documentación.
En 2015, la Dirección General de Registro Civil publicó normas para administrar ecientemente
la documentación actual y futura en todas las instituciones del sector público y privado con
participación estatal. El objetivo de estas normas es asegurar la correcta gestión, organización,
y preservación de los documentos, facilitando el acceso y la transparencia en los procesos
administrativos. Además, buscan mejorar la interoperabilidad entre diferentes organismos,
optimizando así la eciencia en el manejo de la información y garantizando el cumplimiento de las
regulaciones legales y administrativas.
La Contraloría General del Estado (2009) mencionó que:
En lo que respecta a la documentación de respaldo y su archivo, se establece que la máxima
autoridad deberá implantar y aplicar políticas y procedimientos de archivo para la conservación
y mantenimiento de archivos físicos y magnéticos, siguiendo las disposiciones técnicas y
jurídicas vigentes. En este sentido, la digitalización y el registro electrónico de la información
resultan indispensables para garantizar su adecuada gestión y acceso.
Asimismo, de acuerdo con la Resolución Administrativa No. 018-P-GVO-GADPS-2018, con fecha 11
de diciembre de 2018, Gobierno Autónomo Descentralizado de la Provincia de Sucumbíos. (2009),
se recomienda el cumplimiento de la disposición transitoria primera, la cual establece la necesidad
de “realizar las reformas al Estatuto Orgánico Funcional por Procesos del Gobierno Autónomo
Descentralizado de la Provincia de Sucumbíos”, asegurando así la actualización y mejora continua
en la gestión documental.
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Figura 1
Esquema de la Propuesta.
3.1. Desarrollo del Esquema Gráco de la Propuesta
Como se observa en la Figura 1, la propuesta está dividida en:
a. Recepción de expedientes
b. Revisión y vericación de expedientes
c. Registro de expedientes
d. Clasicación de expedientes
e. Ubicación de expedientes en el área física de Archivo
f. Elaborar la Tabla de Plazos de Conservación Documental (TPCD)
g. Participar de forma activa en las mejoras
h. Digitalización de la información física.
i. Atender las solicitudes de información (préstamo)
j. Capacitar y capacitarse en lo que corresponde al archivo.
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Control y despacho de los documentos: el Archivo Central es el responsable del despacho
de los documentos de la Institución con la máxima agilidad, siendo el único autorizado para
distribuir a nivel nacional o internacional la correspondencia de salida de las diferentes unidades
administrativas, que le será entregada directamente por la secretaria de la Unidad de Trámite.
Todo documento que se envíe a través de algún medio electrónico, que no garantice la durabilidad
de la información, será remitido el original inmediatamente a su destinatario.
La Unidad de Archivo Central, establecerá un registro de salida de correspondencia, debiendo
utilizar un formato. En el caso de entrega de correspondencia a través de empresas intermediarias
de encomiendas nacionales e internacionales, se utilizará el mismo registro, indicando los datos
de: transporte utilizado y nombre de la empresa, fecha y número de guía de envío.
De la Retroalimentación de la información: El Archivo Central ejerce la función de información al
usuario siendo responsable de actualizar la salida de la gestión documental con la entrada a través
del retorno del formato en el archivo respectivo.
Archivo Central: Este archivo es único y podrá contener el archivo, recepción y registro, es el
responsable del control del tratamiento documental que se produce en cada Unidad Administrativa
y de recibir la documentación considerada pasiva que le transeren los archivos de ocina.
Archivo Pasivo: Administrador de los documentos transferidos por los Archivos Activos de las
diferentes unidades de Sucumbíos Solidario, permanente en éste hasta que prescriban sus valores
administrativos.
Archivo histórico/permanente: Administrador de la documentación con valores históricos y
culturales, custodio del Patrimonio Documental.
Codicación y etiquetación de carpetas: Cada carpeta o bibliorato se codica y etiqueta tomando
de base la procedencia del archivo, en el siguiente orden:
a. Nombre de la Institución
b. Nombre de la Unidad Administrativa
c. Nombre del agrupamiento de expedientes similares
d. Nombre del expediente
e. Si son numerado indicará desde que número inicia hasta cual termina
f. Si no están numeradas deberá decir la palabra “innumerado”
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Figura 2
Esquema del Etiquetado de los Archivos.
NOMBRE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
NOMBRE DEL AGRUPAMIENTO DE
EXPEDIENTES SIMILARES
NUMERACIÓN DESDE # HASTA #
(INNUMERADO)
3.2. Recepción de expedientes en el archivo general
a. Recepción de folder y expedientes para ser resguardados en el archivo general
b. Vericar la lista que debe ir adjunta al folder, que coincida con el contenido.
c. Los folders deben estar debidamente identicados
d. En caso de no encontrarse en la lista, se informará a la persona responsable de la entrega y
se solicita la modicación respectiva para que se incluya en la lista.
e. Se archiva la lista en el folder de recepción.
f. La información que contiene la lista se debe ingresar en una base de datos.
g. La base de datos debe contener toda la información relevante.
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Figura 3
Formulario de Recepción y Archivo de Documentos del Gobierno de Sucumbíos.
CASILLERO: ACTIVIDAD
UNIDAD ADMINISTRATIVA:
Nombre de la unidad que custodia los
archivos
RESPONSABLE DEL ARCHIVO:
Nombre de la persona responsable del
inventario institucional
CORREO: correo institucional
FECHA: Día, mes y año del registro
RESPONSABLE DE LA
RECEPCIÓN EN EL ARCHIVO
Nombre y cargo del responsable del área
de archivo central que recibe los archivos
Nº DE CAJAS: Número consecutivo
NÚMERO DE REGISTRO:
Nro. De orden asignado a la carpeta que se
encuentra en la caja
DESCRIPCIÓN DEL CONTENIDO: Resumen del contenido de las carpetas
CANTIDAD DE PIEZAS
DOCUMENTALES
Nro. de piezad documentales contenidas
en cada caja
N°. FOJAS:
Fojas que se encuentran en los folders
dentro de la caja
AÑO DE TRANSFERENCIA:
Identificar a que años corresponde la
documentación
TIEMPO DE CONSERVACIÓN
ESTIPULADA:
Año que se conservó el documento
AÑO PREVISTO PARA
VALORACIÓN:
Valoración documental (Año)
ZON A:
Áreas correspondientes a la que pertenece
la documentación
ESTANTERÍA Localización del documento
BANDEJA: Localización del documento
RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS
DATOS A CONSIGNAR POR LA UNIDAD:
DESCRIPCIÓN DEL CONTENIDO:
OBSERVACIONES: Datos adicionales sobre la devolución del material.
Figura 4
Formulario de Registro de Documentos Administrativos - Gobierno de Sucumbíos
N°.REG
I ST RO
DESCRIPCIÓN
DEL
CONTENIDO
BAN
DEJA
Obser
vació
n
Nº DE
CAJA
S:
DESCRIPCIÓ N DEL
CO NTENIDO:
CANT.
PIEZAS
DOCUME
NTALES
N°.
FOJAS
AÑO
DE
TRANS
FEREN
CIA
TIEMPO
DE
CONSERV
ACIÓN
E ST I P U L
ADA
AÑO
P REVI S
TO
PARA
VALOR
ACIÓN
ZON
A
E ST A N
T ERÍA
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3.3. Préstamo de documentos
a. El interesado solicita el préstamo de documentos mediante el formulario “Préstamo de
documentos”.
b. Se verica que la solicitud esté completa, por parte del encargado del archivo, en caso de no
estar completa se devuelve.
c. Se busca la documentación solicitada y en caso de no encontrarla se le informa al
solicitante y se culmina el proceso de solicitud de préstamo. En caso de encontrarla en la
base de datos, se revisa si se ha realizado préstamo de este en anteriores días y se informa
al solicitante en caso contrario se localiza la documentación y se entrega a quien solicita.
d. Se registra el préstamo correspondiente en la base de datos, se archiva el formulario en la
carpeta correspondiente y se entrega la documentación respectiva.
e. El tiempo máximo para que la documentación se encuentre fuera del Archivo General
son cinco días laborables, en caso no contar con la devolución se solicitar la devolución
respectiva.
Figura 5
Formulario de Préstamo y Devolución de Documentos del Gobierno de Sucumbíos.
CASILLERO: ACTIVIDAD
NOMBRE DEL SOLICITANTE: Nombres y Apellidos completos
FECHA DE SOLICITUD: Día, mes y año de la solicitud
UNIDAD ADMINISTRATIVA QUE
ELABORA:
Nombre del área que elabora
PLAZO DE PRESTAMO:
Plazo máximo que se concede el préstamo del
documento (días laborables)
DESCRIPCION DEL DOCUMENTO: Expediente solicitado (DATOS)
Nº DE FOJAS: El número de documentos a prestarse
UBICACIÓN FÍSICA:
Fotos de la ubicación del archivo a prestarse
(caja, estante, bandeja)
AUTORIZADO POR:
Nombre, cargo y firma de la unidad que solicita
el préstamo.
RECIBI CONFORME:
Nombre cargo y firma del funcionario que recibe
el material documental
FECHA DE DEVOLUCION: Fecha de devolución
ENTREGADO POR:
Nombre, cargo de la persona que realiza la
devolución del material documental prestado
VISTO BUENO:
Sumilla de la persona que recibe y verifica la
devolución
FORMULARIO: PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS
DATOS DEL MATERIAL DOCUMENTAL PRESTADO
CONTROL DE DEVOLUCION
OBSERVACIONES: Datos adicionales sobre la devolución del material.
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Figura 6
Formato de Préstamo y Devolución de Documentos Institución Sucumbíos-Solidario.
Bandeja
f.
Visto Bueno
CONTROL DE DEVOLUCION
Fecha de devolución
Entregado por
Observaciones:
f
AUTORIZADO POR
RECIBE CONFORME
DATOS DEL MATERIAL DOCUMENTAL PRESTADO
Descripción
del
Documento
N.º de Fojas
Ubicación Física
cajas
Estante
Plazo del Préstamo:
Unidad Administrativa que ELabora:
PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS
Fecha: de solicitud
Nombre del Solicitante:
3.4. Baja de documentación
a. Durante los primeros tres meses de cada año se debe ltrar en la base de datos por la fecha
de caducidad de los documentos, con el propósito de detectar la documentación que ha
nalizado el tiempo de vida útil.
b. Imprimir el listado que se generó.
c. Retirar de la estantería todos los expedientes que constan en el listado.
d. Enviar informe a la máxima autoridad con la documentación a dar de baja para que disponga
la comisión respectiva, la cual estará conformada por: un delegado de la máxima autoridad,
un delegado de Auditoría Interna un delegado del área al que pertenece la documentación y
el jefe del Archivo General.
e. Una vez que se recibe la autorización se procede a jar fecha y hora para la destrucción y se
comunicará a los miembros de la comisión.
f. Llegada la fecha y hora jada se reúnen los miembros de la comisión y se levanta un acta
para registrar el proceso, la cual se suscribe y se procede a la destrucción respectiva.
g. Se archiva el acta
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Figura 7
Formato de Acta de Baja Documental-Gobierno de Sucumbíos.
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Figura 8.
Registro Fotográco del Archivo Actual de Sucumbíos Solidario.
Conclusiones
Se concluye que la implementación de procedimientos estandarizados en el área de archivos
de Sucumbíos Solidario fortalece la organización, administración y conservación de la
documentación. Esta iniciativa responde a la necesidad de establecer políticas claras y directrices
especícas que permitan una gestión eciente y moderna de los documentos.
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El modelo propuesto abarca desde la recepción y clasicación de la documentación hasta su
conservación y préstamo, con el objetivo de optimizar los procesos archivísticos y garantizar
la adecuada preservación técnica. Asimismo, se resaltó la importancia de la digitalización y el
uso de tecnologías de la información como herramientas fundamentales para la protección y
administración de los registros.
Su correcta aplicación permitirá a la institución cumplir con la normativa legal vigente, mejorar
la accesibilidad a la información y ofrecer un servicio eciente tanto a usuarios internos como
externos. De esta manera, se asegura la conservación del patrimonio documental, facilitando su
consulta y utilización para futuras generaciones.
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Copyright (2025) © Jorge Luis López Moreno, María Soledad Neira Loayza, Ana Belén Córdova Jara
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