Selección de un sistema de planificación de recursos
empresariales adecuado para una institución
académica a través del método del centroide
Javier Santiago Vargas Paredes1
Universidad Técnica de Ambato
js.vargas@uta.edu.ec
https://orcid.org/0000-0001-7031-4388
Luciana Estefanía Nata Paredes2
Universidad Técnica de Cotopaxi
luciana.nata9024@utc.edu.ec
Resumen
La presente investigación establece cuál de los sistemas de planificación de recursos
empresariales (ERP) ayuda a la gestión académica adecuada. La selección de un ERP
pude determinarse por medio de dos demandas, utilizado la selección arbitraria por
administración de la institución o por la selección analítica según las características
generales de un ERP. En este contexto, la selección para la institución académica se
establece por medio de un proceso analítico jerárquico (AHP), este proceso permite
determinar las características funcionales, modulares y económicas de un ERP. Estas
son llamadas criterios de evaluación para un grupo de alternativas de ERPs. Por lo tanto,
la elección de un ERP adecuado se jerarquiza usando el modelo AHP, posteriormente
estos criterios se correlación con valores cuantitativos con pesos para cada alternativa
esto se determina por medio del Método del Centroide, el cual permite la toma de
decisiones con múltiple criterio.
Palabras clave: ERP, Método del Centroide, AHP
Abstract
The present research establishes which of the Enterprise Resource Planning (ERP)
systems help the proper academic management. The selection of an ERP can be
determined by two demands, using the arbitrary selection by the administration of the
institution or by the analytical selection according to the general characteristics of an
ERP. In this context, the selection for the academic institution is established through a
hierarchical analytical process (AHP), this process allows for the determination of the
functional, modular, and economic characteristics of an ERP. These characteristics are
called evaluation criteria for a group of ERP alternatives, therefore, the selection of a
suitable ERP is prioritized using the AHP model, subsequently, these criteria are
correlated with quantitative values with weights for each alternative, this is determined
by means of the Centroid Method, which allows for multiple-criteria decision making.
Keywords: ERP, Centroid Method, AHP
Introducción
El sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) es una de las principales soluciones
transformadoras dentro de una empresa (Mamoghli, S., Goepp, V., & Botta-Genoulaz, V., 2017). El
enfoque de tecnología de información dentro de un sistema ERP integra muchas capacidades
empresariales (Li, H. -., Chang, S. -., & Yen, D. C., 2017) en análisis, distribución, inventario,
finanzas, etc. Cada ERP ayuda a mejorar estas capacidades proporcionando una visión global de la
empresa, el resultado es la complejidad del uso de ERPs en medianas empresas (Sakakura, T.,
Shiba, M., & Munaka, T., 2016).
La selección de un ERP de software libre o de software propietario es una desafiante debido a su
costo y su adaptabilidad en una empresa. Un ERP exitoso implica la gestión de negocios
empresariales, cada proveedor de ERPs enfoca su producto en las necesidades de la empresa y la
tendencia actual del mercado (Qian, L. Y., Baharudin, A. S., & Kanaan-Jebna, A., 2016). Para lo
cual, se plantean las siguientes interrogantes: ¿Cuál es la inversión de capital necesario para la
implementación de un ERP? ¿Qué beneficios presenta el ERP ante los sistemas actuales de la
empresa? ¿Un ERP incrementa la demanda del mercado? ¿Es una buena elección un ERP de
software pagado versus un de software libre?, cabe recalcar que las preguntas no sustentan al ERP
después de su implementación, sino antes de la adquisición de uno de estos.
Los indicadores para adquirir un ERP se basan en el análisis de decisiones de criterios múltiples
(MCDA) (Khaled, A., & Abdou Janati Idrissi, M., 2011), las alternativas son variables de criterio de
evaluación múltiple. AHP o el proceso de jerarquía analítica es uno de los métodos de evaluación
para la selección de sistemas ERP como sustento principal en la toma de decisiones (Efe, B., 2016).
Una de las principales características de AHP es la comparación por pares y la combinación de
conocimientos. La comparación por pares o valoración por parejas es la toma de decisiones
asignando criterios de evaluación exactos (Zeppetella, L., Gebennini, E., Grassi, A., & Rimini, B.,
2016). Fuzzy AHP es un método complejo de evaluación introducido por varios autores en la toma
de decisiones, siendo una derivación de AHP (Oztaysi, B., 2015).
Para el caso de estudio se presenta el método del centroide, el cual pondera valores arbitrarios para
la toma de decisiones con múltiple criterio (Olson, D. L., & Dorai, V. K., 1992). Los valores de
ponderación son divididos según su nivel de importancia, esencialmente se busca tomar la relación
implícita por pesos “kc” en cada criterio. Para la presente investigación, se usa AHP para
identificar los criterios medibles, para que el método del centroide minimice los límites del peso
(Sun, H. F., & Wang, Y. Y., 2014). Este estudio determina una selección de un software ERP para
una empresa mediana por medio de la evaluación centroide que se sujeta a valores de criterios como
implementación, tiempo de instalación, garantía de instalación, licencia y soporte.
Adicionalmente, se procesan las características fundamentales de los sistemas ERP, siendo estas:
implementación, integración, flexibilidad, consultas e informes, seguridad y ayuda. Estas
características permiten al método del centroide mejorar sus ponderaciones según criterios de los
investigadores.
Metodología
Hay una inexistencia de una metodología que apoye a la correcta selección de un sistema de
planificación de recursos empresariales (ERP) para las Instituciones de Educación Superior.
En la presente investigación se plantean las siguientes interrogantes ¿El método aplicado ayuda a
que la elección del software ERP sea el correcto? ¿Qué factores se debe considerar para una
selección adecuada de un ERP para una Institución de Educación Superior? ¿La implementación de
un Software ERP libre o propietario ha permitido a las Instituciones de Educación Superior mejorar
sus procesos?
Los objetivos a desarrollar son identificar qué factores influyen en la correcta selección de un ERP
para las Instituciones de Educación Superior, y formalizar el método del Centroide con valores de
ponderación como medio para la elección del software a utilizar.
Una vez determinado el contexto, las preguntas de investigación y los objetivos, se procede a un
análisis estructurado de selección de un ERP, este va desde la internación de los proveedores de
ERP hasta obtener una decisión final en base los requerimientos de las instituciones.
1. Método selectivo de un ERP adecuado
Presentar claramente el sistema ERP propuesto consiste en un procedimiento por etapas:
Paso 1. Formar un equipo de proyecto y recoger posible información sobre proveedores de
ERP.
Paso 2. Identificar las características del sistema ERP.
Paso 3. Construir una estructura de objetivos para desarrollar la jerarquía de objetivos
fundamentales y la red de medios.
Paso 4. Extraer los atributos para evaluar ERP sistemas de la estructura de los objetivos.
Paso 5. Filtrar a los proveedores no cualificados haciendo preguntas específicas que se
formulan de acuerdo con los requisitos del sistema.
Paso 6. Evaluar los sistemas ERP usando el AHP método.
Paso 7. Discutir los resultados y tomar la decisión final.
2. Diagrama basado en modelo factible de un ERP
Una amplia gama de información sobre los proveedores y sistemas de ERP debe obtenerse de
revistas profesionales, exposiciones, anuarios, Internet y otras fuentes para asegurar que los
sistemas factibles no se pasen por alto basado en el modelo de selección de un ERP descrito en la
Figura 1.
Figura 1. Modelo selectivo ERP arbitrario.
Fuente: elaboración propia
De acuerdo a lo anterior, se realizó un «clustering jerárquico», esta técnica estadística permite
agrupar los elementos de un conjunto que tienen ciertas características similares con el fin de crear
varios subconjuntos. Con este proceso se pretendió calificar cada factor de acuerdo a la brecha entre
los conjuntos a los cuales pertenecen en un diagrama de flujo de selección.
La elección de un ERP conlleva una profundización de parámetros de evaluación árbitros (caso de
estudio), para lo cual se presenta la sección jerárquica de criterios AHP (Figura 2).
Figura 2. Método AHP según criterios y alternativas.
Fuente:
De esta manera tendremos, cuantificar las preferencias de los componentes a través de la
construcción de matrices de comparación por pares, para derivar los pesos de los criterios.
Seleccionar la alternativa con el mayor peso total, de acuerdo a los cálculos del punto anterior. Las
alternativas son comparadas por parejas de acuerdo a su importancia relativa bajo el criterio en
consideración. Las preferencias entre cada dos elementos se expresan cualitativamente, por un
grupo de expertos, utilizando los juicios: igualmente preferido (o importante), moderadamente
preferido, fuertemente preferido, muy fuertemente preferido o extremadamente preferido.
3. Método del centroide graduable a ERPs
El factor de criterio medible del método del centroide utiliza fórmulas matemáticas un poco
complicadas, resumidas en el contexto de pesos en investigaciones sobre cual ayudaría a la gestión
académica adecuada. Estas fórmulas tienen en cuenta los criterios especificados; sin embargo, los
equipos pueden realizar los cálculos y luego los gerentes pueden interpretar los resultados
utilizando un análisis entre costo y beneficio para identificar los mejores valores de ponderación,
ver Tabla 1. Estos pesos son referenciados de cantidad de elementos pertenecientes a cada criterio
para la toma de decisiones (Olson, D. L., & Dorai, V. K., 1992).
Tabla 1.
Pesos del Método del Centroide
Implementación
(IM_g)
Integración
(I_g)
Flexibilidad
(F_g)
Consultas/Informes (CI_g)
Ayuda
(A_g)
0,5
0,5
0
0
0
0,333
0,333
0,333
0
0
0,25
0,25
0,25
0,25
0
0,2
0,2
0,2
0,2
0
0,167
0,167
0,167
0,167
0,167
0,29
0,29
0,19
0,1234
0,0334
Fuente: elaboración propia
En este sentido, se evalúa los ERPs con respecto a los pesos establecidos en cada uno de los
“match” asociado a una alternativa con un criterio (ver Tabla 2 y Figura 3). En un primer análisis
de resultados se estable como mejores ERPs a los de SAP y OpenERP. Los cuales respectivamente
son para software propietario y libre. Estos nos dicen que esos son los ERPs más utilizados en las
Instituciones.
Tabla 2.
Pesos según criterio y alternativa. AHP y Método del Centroide
IM_g
I_g
F_g
CI_g
S_g
A_g
SAP/ mySap ERP
6
0,29
6
0,29
6
0,19
6
0,1234
6
0,0734
6
0,0334
Microsoft Dynamics
4
0,29
4
0,29
4
0,19
4
0,1234
4
0,0734
4
0,0334
Oracle e-business
4
0,29
4
0,29
4
0,19
4
0,1234
4
0,0734
4
0,0334
OpenERP
6
0,29
6
0,29
6
0,19
6
0,1234
6
0,0734
6
0,0334
Open Bravo
3
0,29
3
0,29
3
0,19
3
0,1234
3
0,0734
3
0,0334
Fuente: elaboración propia
Figura 3. Criterio para evaluación del ERP.
Fuente:
Las dos características más importantes que se deben considerar para elegir el ERP son que se
pueda implementar y que integren todos los procesos de la institución, las características
secundarias serian Flexibilidad, Consultas/Informes, Seguridad y Ayuda.
Las características funcionales más importantes son Análisis /Producción y Planificación/capacidad
para la elección de un ERP, ver Tabla 3.
Tabla 3.
Características generales
Análisis/Producción
(AP_f)
Planificación/
Capacidad
(PC_f)
Ingeniería
(I_f)
0,5
0,5
0
0,333
0,333
0,333
0,833
0,833
0,333
Fuente: elaboración propia
Para determinar un análisis más detallado se decide utilizar sub criterios de evaluación los cuales
son segmentados por el evaluador de los ERPs. Estos sub criterios además son sujetos a una
pregunta de evaluación la cual permite determinar si un ERP cumple con una necesidad adecuada a
la Institución, ver Figura 4.
Figura 4. Criterio de evaluación, Análisis/Producción.
Fuente: elaboración propia
IM_g = I_g > F_g > CI_g > S_g >A_g
8
6
4
2
0
IM_g
I_g
F_g
CI_g
S_g
A_g
Microsoft Dynamics
Oracle e-business
Open Bravo
SAP/ mySap ERP OpenERP
Ap_f = PC_f > I_f
10
8
6
4
2
0
Microsoft Dynamics
Oracle e-business
Open Bravo SAP/ mySap ERP
OpenERP
Por otro lado, una de las características más evaluadas dentro de un ERP son las modulares para la
Gestión/Calidad de selección de un ERP. En la Tabla 4 y la Figura 5, evidencian que OpenERP es
uno de los más utilizados en este contexto de la calidad del mismo. Generalmente el peso influye
según su analítica investigativa de los sub criterios.
Tabla 4.
Características funcionales
Gestión/Calidad
(GC_m)
Lotes (L_m)
Recuperación
(R_m)
1
0
0
0,5
0,25
0,25
1,5
0,25
0,25
Fuente: elaboración propia
En este caso, la condicion predominante se modifica en base al criterio del evaluador. Por ejemplo,
GC_m tiene que ser de mayor importancia en el estudio, asi mismo L_m.
A continuacion, la característica económica suele ser la más importante en la selección de un ERP.
Como sub criterio de evaluación tenemos que el Coste influye en gran magnitud dentro de un peso
establecido, estos datos se asemejan a lo visto en la Tabla 5.
Tabla 5.
Características modulares
Coste (C_e)
Reportes (R_e)
Estados (E_e)
1
0
0
0,5
0,25
0,25
1,5
0,25
0,25
Fuente: elaboración propia
En esta evaluación se determina que los ERPs de Microsoft y de Oracle son los que más
predominan el ajuste de los requerimientos de la Institución (ver Figura 6). Esto quiere decir que si
un ERP es libre su implementación conlleva mucho tiempo, y si es propietario se puede ajustar
rápidamente a la Institución.
Figura 5. Criterio de evaluación, Gestión/Calidad.
Fuente: elaboración propia
Open Bravo SAP/ mySap ERP
OpenERP
Oracle e-business
Microsoft Dynamics
R-m
L_m
GC_m
0
5
10
GC_m > L_m = R_m
10
9
8
7
6
5
4
3
2
1
0
Figura 6. Criterio de evaluación, Coste y Estados.
Fuente: elaboración propia
Resultados
Para la interpretación de resultados se tiene dos pautas las cuales son si un ERP se escoge
arbitrariamente o por medio de una jerarquización de procesos. De esta manera, un ERP se puede
ajustar a las necesidades de la institución con un peso en cada característica. En el primer análisis se
determinó que SAP y OpenERP son los más utilizados en las Instituciones. Pero en el estudio con
multi criterio se determinó que OpenERP y Bravo se ajustan en mayor escala tanto para la
Institución que pueda contratar un ERP propietario o libre, ver Figura 7.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
OpenERP
8
0,29
8
0,29
9
0,19
9
0,1234
7
0,0734
8
0,0334
1,4033
Open Bravo
4
0,29
6
0,29
6
0,19
6
0,1234
4
0,0734
5
0,0334
0,0835
Figura 7. Análisis de los ERPs más utilizados.
Fuente: elaboración propia
Cabe recalcar que los criterios de evaluación se ajustan según su característica. Para la característica
funcional se obtuvo que análisis/producción permite solventar el pre proceso de integración de un
ERP, en planificación/capacidad el ERP facilita el proceso de organización dentro de la Institució e
ingeniería, como se menciona en el estudio, si el ERP necesita o no una capacitación previa de su
implantación. Para la característica modular se obtuvo que la gestión/calidad permite ajustarse
según estándares de calidad presentes en la Institución, lotes puede ser escalable y capaz de
contemplar mucha información y recuperación, si se presentase algún fallo, el ERP debe estar listo
C_e > E_e = R_e
8
6
4
2
0
GC_m
L_m
R-m
Microsoft Dynamics
Oracle e-business
Open Bravo SAP/ mySap ERP
OpenERP
peso / criterio
y poder contar con un sistema de recuperación de información. Y por último, para la característica
económica, se obtuvo que el Coste permite saber si es factible o no implementar un ERP libre o
propietario, cada ERP maneja su propio sistema de reportes y estados ajusta o no al entorno de
trabajo acoplado a la necesidad de actividad del ERP.
Después de discutir con el equipo del proyecto, reunimos los siguientes resultados:
Cinco paquetes de ERP que cumplen los requisitos de la institución:
1 paquete ERP que administración escolástica.
1 paquete ERP con la producción de tipo variante.
1 paquete ERP cuyo costo total de implementación es muy alto.
1 paquete de ERP cuyas referencias son satisfactorias.
1 paquete ERP que admite menús multilingües.
Para satisfacer la estrategia de negocio, los objetivos de negocio y adaptarse al entorno
dinámico.
Mejorar el rendimiento de los procesos de negocio, integrar sistemas y procedimientos
institucionales, y mejorar la transparencia de la información.
Mejorar la calidad y eficiencia de las operaciones, lo que significa normalizar y simplificar
el flujo de operaciones, mejorar la calidad y reducir los plazos de entrega.
Reducir el tiempo de respuesta al cliente, analizar eficientemente la información de los
clientes y responder rápidamente a las distintas demandas de los clientes.
Conclusiones
Tras la investigación se garantiza que la estructura de los objetivos es coherente con las metas y
estrategias corporativas. El equipo del proyecto puede entender las relaciones entre los diferentes
objetivos y evalúa su influencia modelándolos a las estructuras jerárquicas y de selección.
El equipo del proyecto puede descomponer el complejo problema de selección de ERP en juicios
más simples y más lógicos de los atributos. En particular, el conocimiento de la estructura de los
objetivos puede ayudar al equipo del proyecto a identificar los requisitos de la empresa y desarrollar
las especificaciones del sistema apropiado. Estos objetivos también indican cómo deben medirse los
resultados y qué puntos clave deben considerarse en el proceso de decisión.
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