Sistema de gestión documental para la empresa
Logikard
Edison Giovanni Riera
Logikard C.A, Ecuador
edisonriera87@hotmail.com
https://orcid.org/0000-0003-1417-619X
Resumen
El sistema de gestión documental logikdocs es una herramienta tecnológica capaz de
generar y administrar documentos pertenecientes a una institución, que en el caso
particular del presente proyecto es la empresa Logikard de Quito, Ecuador. Los
documentos contemplados están conformados por políticas, manuales, procedimientos,
entre otros documentos que a su vez se encuentran vinculados a un conjunto de archivos
que forman parte de la estructura de un procedimiento o formato de acuerdo al caso, y
para lo cual también se tiene una administración que permite subir y editar archivos que
ya se encuentren en el sistema. La distribución de documentos se encuentra establecida
mediante el uso de un mapa de procesos de 3 niveles, los procesos se encuentran
vinculados a un cargo en específico para poder asegurar que la documentación se
distribuye de acuerdo a las actividades que realiza un colaborador de la compañía. La
publicación de un documento se establece con la revisión, que es producto de una
pasarela de aprobación. Un cambio siempre va a estar evaluado por un jefe inmediato o
a su vez el administrador del sistema, quien es el único posibilitado para poder realizar
una publicación.
Palabras clave: logikdocs, documentos, procedimientos, políticas, manuales
Abstract
The logikdocs document management system is a technological tool capable of
generating and managing documents belonging to an institution, which in the particular
case of this project is the Logikard company. The contemplated documents are made up
of policies, manuals, procedures, among other documents that in turn are linked to a set
of files that are part of the structure of a procedure or format according to the case and
for which there is also an administration that allows you to upload and edit files that are
already in the system. The distribution of documents is established through the use of a
3-level process map, the processes are linked to a specific position in order to ensure
that the documentation is distributed according to the activities carried out by a
collaborator of the company. The publication of a document is established with the
revision, which is the product of an approval gateway. A change will always be
evaluated by an immediate boss or, in turn, the system administrator, who is the only
one enabled to carry out a publication.
Keywords: logikdocs, documents, procedures, policies, manuals
Introducción
La gestión de documentos ha tenido una evolución en el tiempo de acuerdo al avance de
las compañías, con este antecedente y la ayuda de la tecnología se ha logrado obtener
productos que a nivel internacional han sido destacados y que han ayudado al desarrollo
de esa parte de las actividades de las empresas y los diferentes sectores que de una u
otra manera usan documentos en el control de sus tareas, sea esta de la industria
productiva o actividades de escritorio (García-Morales, 2013).
En el país, de a poco las empresas optan por el uso de herramientas tecnológicas que
colaboren en las tareas que involucran su giro de negocio. Los gestores de documentos
se han vuelto una herramienta útil y eficaz para optimizar estos procesos, tanto
entidades del sector público como privado han optado por su uso, obteniendo gran
resultado y asegurando de este modo la ejecución oportuna de tareas que antes de la
implementación y uso de estos sistemas, se realizaban en periodos extensos de tiempo y
provocaba retrasos en las operaciones de una compañía (Jiménez Becerra, 2010).
La compañía Logikard C.A, es una empresa ecuatoriana dedicada a la producción y
comercialización de tarjetas financieras y no financieras en el país y en el exterior,
cuenta con una serie de estándares y procedimientos que regulan cada una de las
actividades que se desarrollan en cada uno de los niveles, de los cuales está compuesto
el contexto productivo de la compañía (Logikard, 2020).
Los estándares son aplicados por franquicias internacionales como lo son Visa Y
MasterCard, además de entes regulatorios entre las cuales se destaca entre las
principales la normativa PCI. De estos estándares parte todo el manejo de los procesos
operativos y por ende el uso de formatos, manuales, procedimientos, y un conjunto de
documentos que forman parte de la política interna de la empresa y a la cual tiene
acceso cada uno de sus colaboradores (de Alba Muñoz, 2014). Esta cuenta con sedes en
la ciudad de Quito y Guayaquil, puntos desde donde se maneja todo el movimiento
operativo de la empresa con sus clientes locales y entidades financieras del exterior.
Actualmente la documentación se la maneja en un sistema cliente - servidor que tiene
limitadas capacidades. El sistema fue implementado en los inicios de la compañía
cuando la información que se manejaba era reducida, así también los requerimientos de
las entidades de control, el número de colaboradores era mínimo y no se necesitaba de
una infraestructura más completa para que todos los usuarios tengan acceso (Tobar
Valdivieso F. J., 2017).
Sin embargo, al presente la empresa cuenta con 146 colaboradores distribuidos en sus
sedes y el acceso a la herramienta es muy limitado, al menos los colaboradores de la
ciudad de Guayaquil solo pueden ingresar mediante configuraciones realizadas a nivel
de un firewall y configuraciones en la infraestructura de red de la compañía habilitando
un equipo para la revisión de estos documentos.
Cada departamento de la compañía cuenta con una clave común de acceso al sistema, y
la edición de un procedimiento o formato se encuentra restringida a la generación de la
información que se remite al encargado de la administración del sistema, el mismo
realiza un procedimiento tedioso al tener el uso de un formulario en el cual tiene que
descargar la información y hacer el uso de alguna herramienta ofimática para darle
formato y proceder a subirlo con lo cual la actualización se encuentra publicada, y los
usuarios pueden tener acceso.
En la actualidad, la empresa Logikard C.A tiene una gran cantidad de información
divida en varios contextos entre los principales y debido al giro de negocio de la
compañía son referentes a las políticas de seguridad y fiscalización de procesos que
incluye manuales procedimientos, políticas, formatos, entre otros, que son parte de las
actividades cotidianas de los procesos de la empresa, se usa un sistema de gestión
documental para el manejo de la política interna de la compañía llamado Manus. Este
software tiene sus limitaciones, lo que provoca que su manejo se vuelva complicado e
ineficaz al momento de manipular un documento.
El sistema Manus tiene registro de creación por parte de la empresa TEKHNE del año
2003, no se dispone del código fuente del aplicativo, por lo que no se tiene referencias
claras de su entorno de desarrollo y es una limitante más para la creación de
actualizaciones que mejoren su proceso. Actualmente existe un estudio donde se
implementan componentes de alto rendimiento en una plataforma informática, donde
los resultados demuestran una mejora en los procesos que se llevan a cabo en la
empresa Bonita BPM (Supe D. S. R, 2020).
Inicialmente, el alcance del sistema era el adecuado para la cantidad de documentos que
se administraban en la compañía, pero su crecimiento trajo también un incremento en
los procesos que se manejan, así como las políticas que los rigen.
Con este antecedente es necesaria la actualización del sistema actual a una plataforma
mucho más eficiente que ofrezca las garantías necesarias acorde al proceso actual,
asegurando de este modo la optimización de procedimientos de manejo de
documentación en la empresa y vinculando nuevos módulos para futuras actualizaciones
en función de los requerimientos que puedan surgir.
El presente trabajo busca eliminar estas limitaciones y convertirlas en virtudes que
ayuden a los usuarios y a la empresa con una reducción importante de tiempos en cada
uno de los procesos. El manejo adecuado de usuarios con la implementación de
módulos en los cuales todos podrán realizar modificaciones en los procedimientos y
formatos que ayudarán a descartar la molesta tarea de edición y posterior publicación de
un archivo.
Metodología
La empresa caso de estudio tiene un sistema que se estructura mediante una arquitectura
cliente servidor (Lizama, et al., 2016) y un sin número de limitaciones en cada uno de
los procesos que son parte del ámbito operativo del aplicativo, a continuación, en la
Figura 1 se muestra una parte del proceso que muestra el método de entrega de la
información para la edición de un documento.
Figura 1. Estructura del proceso actual de entrega
Fuente: elaboración propia
Como se puede observar, los procesos tienen un ciclo que carece de optimización de
procesos e involucra el uso de herramientas extras como paquetes de software
ofimáticos para el análisis y revisión de los documentos, además de canales de
comunicación manuales como es la redacción de un correo electrónico para el envío de
la información a ser editada.
En la Figura 2 se puede observar la estructura del nuevo sistema, este se encuentra
establecido por los procesos principales de generación de un documento nuevo o a su
vez la edición de un existente. A diferencia del actual sistema, cada usuario es quien
realiza la modificación o creación de su documento, eliminando de esta forma procesos
que actualmente se hacen de forma manual y optimizando la forma como se manejan los
documentos a nivel del sistema.
Figura ¡Error! No hay texto con el estilo especificado en el documento.. Diagrama del proceso automatizado
general.
Fuente: elaboración propia
La carga de trabajo en la parte de administración se reduce considerablemente, ya que
las funciones del usuario destinado a esta función se resumen en la revisión para la
posterior aprobación y publicación de un documento que venga de una generación
nueva o la edición de un proceso existente.
La comunicación cuando se ha cumplido el proceso de publicación de un documento se
ve automatizada por parte del sistema con la generación de un correo electrónico
automático, el cual notifica al usuario que su procedimiento fue aprobado y publicado,
asegurando la disponibilidad de la información del sistema en todo momento, y
partiendo de la estructura que como se indicó interactúa con borradores de los
documentos que se encuentran publicados, los cuales mediante una pasarela de
aprobación cumplen con el proceso sin afectar la usabilidad del sistema para los
usuarios.
A continuación, se describirán los diferentes requerimientos y especificaciones con las
cuales se encuentra estructurado el desarrollo del sistema logikDocs.
El sistema de gestión documental se encuentra desarrollado como un aplicativo web
capaz de gestionar, crear y editar documentos de la empresa Logikard C.A. Este está
alojado en un servidor de aplicación propio de la compañía y ofrece el servicio mediante
dos ambientes, teniendo a Internet como la opción principal y la intranet de la compañía
para las áreas de alta seguridad donde no se dispone de salida de datos hacia el exterior.
La herramienta es capaz de generar documentos y manejar de manera adecuada
históricos que se generen con cambios realizados en los procedimientos, la información
estará disponible todo el tiempo para los usuarios y se optimizara de manera adecuada
los tiempos de generación de un documento con respecto al sistema actual.
Los usuarios dueños de los procesos podrán realizar de manera directa la creación o
modificación de sus documentos, evitando el tedioso trabajo de enviar la información
por correo electrónico para cargar de trabajo al administrador, quien de acuerdo a la
nueva estructura del sistema tendrá un buzón con los documentos provenientes de la
pasarela de aprobación y simplemente realizará una verificación de estructura para vez
de publicar o rechazar un cambio o generación de un documento.
1. Funciones del producto
El sistema utilizado cuenta con una seria de funcionalidades (Arlos, et. Al, 2018) que
satisfacen los requerimientos mínimos establecidos que se describen a continuación:
a. Acceso a usuarios: mediante este proceso se valida el acceso al sistema de
usuarios registrados mediante la verificación de un usuario y una contraseña.
b. Administración de usuarios: el administrador del sistema creara usuarios
mediante la opción del menú habilitada para este fin. En este punto agregará,
modificará, eliminará usuarios, además de asignarle un perfil de acceso al
sistema.
c. Entorno del sistema: la pantalla principal está distribuida por un menú
plegable y dashboard con acceso a documentos externos y propios de la
compañía.
d. Actualización de contraseña: en la creación de usuarios el administrador
asigna una clave por defecto para el ingreso al sistema, por lo cual el usuario
debe realizar la actualización mediante la opción Perfil, ubicada en la parte
superior izquierda de la pantalla.
e. Documentos logikard: en esta opción el usuario podrá acceder a la lista de
procesos principales que se encuentran distribuidos por tipos entre
estratégicos, operativos y de apoyo. La distribución estará generada en función
del cargo al que pertenece el usuario que ingresa.
f. Documentos externos: en esta esta opción se registran todos los manuales y
documentos de acceso universal en el sistema, no tiene una asignación
mediante el mapa de proceso y el acceso está habilitado sin restricción para
todos los usuarios.
g. Ingreso de un nuevo documento: el usuario accede a esta función mediante
la opción del menú habilitada para este fin, una vez ingresado dispone de un
editor de texto enriquecido mediante el cual se genera el cuerpo del
documento a ingresarse, en la parte inferior dispone de tablas con información
referente a recursos que se adicionan a un procedimiento como son formatos y
anexos, responsables del documento, referencias hacia archivos y referencias a
otro procedimientos publicados en el sistema.
h. Administración de archivos: proceso destinado al ingreso y actualización de
archivos que formaran parte de la estructura de un documento.
i. Edición de documentos: proceso mediante el cual el usuario puede realizar
cambios sobre un documento que se encentre publicado. Al realizar esta
acción se genera un nuevo documento que es una fiel copia del documento
que se encuentra publicado, este documento se crea con un tipo de estado
denominado Borrador, el cual circulará por la pasarela de aprobación en
función del cargo de la persona hasta llegar a manos del administrador quien
después de realizar una revisión de la estructura del documento procederá a
publicarlo o rechazarlo según amerite el caso.
j. Aprobación de documentos: proceso mediante el cual el usuario con un
perfil de Jefe Administrador (Jefe de área) o el de Administrador del sitio
procede a dar por aceptados los términos mediante el cual se realiza el ingreso
o modificación de un documento.
k. Rechazo de documentos: el usuario con un perfil de Jefe Administrador (Jefe
de área) o el de Administrador del sitio procede a no aceptar los términos
mediante el cual se realiza el ingreso o modificación de un documento, al
ejecutar esta acción el documento regresa al usuario que generó el cambio con
la respectiva observación del rechazo, con lo cual el usuario corrige lo que
solicitan y nuevamente vuelve hacer él envió para la aprobación.
l. Administración de departamentos: el usuario con un perfil de
Administrador del sitio procede al ingreso, eliminación y modificación de
departamentos de la empresa accediendo mediante la opción habilitada en el
menú del sistema.
m. Administración de cargos: el usuario con un perfil de Administrador del sitio
procede al ingreso, eliminación y modificación de los cargos en función de un
descriptivo de cargos al sistema mediante el uso de la opción habilitada en el
menú del sistema.
n. Asignación de procesos: el usuario con un perfil de Administrador del sitio
procede la asignación de permisos para los procesos del nivel 1 del mapa de
procesos en función del cargo del usuario del sistema.
o. Asignación de permisos: proceso mediante el cual, el usuario con un perfil de
Administrador del sitio procede la asignación de permisos para los procesos
del nivel 2 del mapa de procesos en función del cargo del usuario del sistema.
p. Asignación de procedimientos: proceso mediante el cual, el usuario con un
perfil de Jefe Administrador (Jefe de área) o el de Administrador del sitio,
asignan documentos publicados como referencia de otros documentos en el
sistema.
q. Asignación de referencias: proceso mediante el cual, el usuario con un perfil
de Jefe Administrador (Jefe de área) o el de Administrador del sitio asigna
archivos como referencias o formatos y anexos a documentos publicados del
sistema.
r. Administración de tipos de documentos: proceso mediante el cual, el
usuario con un perfil de Administrador del sitio procede al ingreso,
eliminación y modificación de tipo de documentos.
s. Administración de tipos de referencia: el usuario con un perfil de
Administrador del sitio procede al ingreso, eliminación y modificación de
tipos de referencias.
t. Administración de tipos de proceso: proceso mediante el cual, el usuario
con un perfil de Administrador del sitio procede al ingreso, eliminación y
modificación de tipos de procesos.
2. Características de los usuarios del sistema
El sistema logikDocs se encuentra estructurado por tres tipos de perfiles destinados a los
usuarios que se describen a continuación:
Administrador general
Tiene la posibilidad de realizar publicaciones y aprobaciones de documentos en el
sistema, es quien tiene la potestad total de administración al 100% de las
funcionalidades del sitio web.
Jefe administrador
Este perfil del sistema está dirigido a los jefes de cada área y tiene la posibilidad de
generar documentos nuevos, editar documentos existentes y realizar aprobaciones de
documentos provenientes de la pasarela de aprobación.
Usuario
Es el nivel de acceso más básico del sistema, será el perfil que tenga al mayor número
de usuarios en la oficina, tiene la posibilidad de realizar ediciones en procedimientos
que se encuentren publicado en el sistema y posterior a la edición generar un proceso de
aprobación antes de ser publicado por parte del administrador.
Resultados
En la estructuración de la implementación, diseño y desarrollo del sistema se utilizó una
metodología SCRUM (Kuz et al., 2018), para la elaboración del proyecto (Figura 3).
Figura 3. Sprint Ingreso al sistema
Fuente: elaboración propia
A continuación, se presenta un resumen del esquema de base de datos (Figura 4) que
hace referencia al módulo de documentos.
Figura 4. Esquema de base de datos proceso documentos
Fuente: elaboración propia
El sistema logikDocs, al ser un aplicativo web, utiliza una arquitectura MVC (Yanette
Díaz González & Romero, 2012), la cual se encuentra estructurada por tres capas que
son el modelo, vista y controlador (Figura 5), este último es quien se encarga del
manejo de la lógica de la aplicación y sirve de puente entre la vista y el modelo.
Figura 5. Elementos del patrón MVC
Fuente: elaboración propia
De acuerdo a una publicación realizada por la revista Telemática se define al patrón
MVC de acuerdo a lo descrito:
“El patrón Modelo-Vista-Controlador (MVC) surge con el objetivo de reducir el
esfuerzo de programación, necesario en la implementación de sistemas múltiples y
sincronizados de los mismos datos, a partir de estandarizar el diseño de las aplicaciones.
El patrón MVC es un paradigma que divide las partes que conforman una aplicación en
el Modelo, las Vistas y los Controladores, permitiendo la implementación por separado
de cada elemento, garantizando así la actualización y mantenimiento del software de
forma sencilla y en un reducido espacio de tiempo. A partir del uso de frameworks
basados en el patrón MVC se puede lograr una mejor organización del trabajo y mayor
especialización de los desarrolladores y diseñado (González, Y. D., & Romero, Y. F,
2012).
Las peticiones al sistema las ingresa el usuario mediante el uso de las páginas que se
encuentran estructuradas en la vista de la aplicación, estas solicitudes son atendidas por
el controlador, quien tiene las diversas funcionalidades por las cuales va a pasar la
solicitud del usuario. Las solicitudes y consultas que tienen como objetivo la
recuperación de información van a ser obtenidas mediante solicitudes a la base de datos
con el uso de consultas LINQ (Schwichtenberg H, 2018) y respuestas con datos que van
a ser direccionadas de acuerdo a lo requerido en el controlador, para posteriormente ser
presentadas al usuario en la vista.
A continuación, en la Tabla 1 se presenta una descripción general del sistema:
Tabla 1.
Descripción del sistema
PANTALLA
DESCRIPCIÓN
Página de ingreso al sistema mediante el uso de un
usuario y una contraseña entregada por el
administrador.
Dashboard de inicio, una vez iniciado sesión al
sistema se presenta la pantalla con la opción para
visualizar procesos de la empresa o documentos
públicos como manuales y demás.
Dashboard de procesos de primer nivel distribuidos
en función del cargo del colaborador.
Visualización de procesos de segundo nivel
distribuidos en función del cargo del colaborador.
Visualización de procesos de tercer nivel
distribuidos en función del subproceso asignado en
función del cargo del colaborador.
Mediante el uso de las opciones del menú y con la
selección de Nuevo Documento tenemos el editor de
texto en línea que nos permite la creación de nuevos
documentos, procedimientos y demás, en función de
lo que se requiera.
Lista de archivos ingresados al sistema mediante el
uso de un gestor de archivos, la lista esta formada por
una barra de búsqueda y una opción para editar un
archivo y generar versiones.
Listado de documentos ingresados al sistema y
distribuidos mediante el mapa de procesos, posee las
opciones para editar y ver el procedimiento que se
desee seleccionar.
Mediante la opción Ver, se tiene acceso a un reporte
del documento para su visualización, además del
listado de formatos que fueron referenciados en la
creación del procedimiento.
Formulario de Edición de un documento publicado,
con esta opción se genera un borrador que formará
parte de la pasarela de aprobación antes de
convertirse en un documento publicado.
Tanto las paginas de Edición como la generación de
un documento nuevo contienen Grids paginados con
búsquedas individuales para la selección de formatos
y referencias que formaran parte de un
procedimiento.
Fuente: elaboración propia
La herramienta fue testeada en un ambiente de pruebas sobre una máquina local que
tiene las siguientes características presentadas en la Tabla 2.
Tabla 2.
Características del ambiente de pruebas sistema logikdocs
CARACTERISTICA
DESCRIPCIÓN
PROCESADOR
Intel(R) Core(TM) i7-7700HQ CPU @ 2.80GHz (8 CPUs), ~2.8GHz
DISCO DURO
Solid State Drive WD M.2 2280 de 1 TB de capacidad
MEMORIA RAM
16 GB
SISTEMA OPERATIVO
Windows 10 Enterprise 64-bit (10.0, Build 18362)
(18362.19h1_release.190318-1202)
Fuente: elaboración propia
Para la ejecución de las pruebas se utilizó el software APACHE JMETER (Apache
JMeter - Apache JMeterTM, n.d.), realizando un ejercicio con 2000 interacciones de
usuarios cada 2 segundos sobre dos bucles de procesos de los cual se obtuvo resultados
favorables teniendo que los indicadores muestran respuestas del 100% de peticiones
atendidas como se puede visualizar en las siguiente Figura 6:
Figura 6. Reporte Resumen de las peticiones recibidas sistema LogikDocs
Fuente: elaboración propia
Conclusiones
La implementación del sistema de gestión documental logikDocs administra de manera
centralizada los documentos que forman parte de las políticas y procedimientos de la
empresa Logikard, optimizando recursos y facilitando el proceso de aprobación y
publicación de documentos nuevos y cambios en documentos existentes.
A la vez que una estructura para el mapa de procesos beneficia a la correcta distribución
de documentos enfocados a la asignación en función de las actividades que realiza un
colaborador en la empresa.
El uso de un ambiente web para la gestión documental posibilita el aseguramiento de la
disponibilidad y accesibilidad por parte de los usuarios a los recursos del sistema.
Mientras que un editor en línea para la edición o generación de nuevos documentos
reduce hasta en un 90% el tiempo empleado en el mismo proceso por parte del sistema
antiguo cliente servidor.
También se pudo concluir que la distribución de los procesos mediante la asignación de
un tipo específico, ayuda de manera positiva al usuario al entendimiento del tipo de
documentación que se encuentra atado a un flujo del mapa de procesos en el sistema.
La asignación y habilitación de cambios en los procedimientos distribuidos en función
del cargo, ayuda a que se pueda tener información precisa de acuerdo a los procesos que
se desarrollan en la compañía, posibilitando a cualquier usuario a realizar modificación
y tener al día la documentación de un proceso.
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