Configuración de un servicio de correos electrónicos
institucionales para el Cuerpo de Agentes de Control
Metropolitano de Quito
Luis Ricardo Jácome lema
Cuerpo de Agentes de Control Metropolitano de Quito, Ecuador
ricardolrjl@gmail.com
https://orcid.org/0000-0003-1354-6136
Resumen
El entorno de trabajo hace que cada día se busquen nuevas y mejores formas para enviar
y recibir información, el uso de una cuenta de correo electrónico institucional permite
mejorar la forma de comunicación entre el personal de esta entidad municipal, por lo
que la presente investigación apunta a atender estas necesidades. El Cuerpo de Agentes
de Control Metropolitano de Quito (CACMQ) es una institución pública adscrita al
Municipio de Quito que cuenta con 1369 servidores municipales. Esta institución no
posee un servicio de correos electrónicos como medio de comunicación oficial, por lo
que es necesario que se implemente este sistema acorde a la normativa legal vigente
establecida para las entidades públicas. En este contexto, este trabajo propone
implementar un servicio de correos electrónicos institucionales bajo la metodología
EDER, este servicio permitirá que cada servidor del CACMQ utilice una cuenta de
correo electrónico en la que puede intercambiar mensajes e información interna y
externa con otras entidades públicas y privadas.
Palabras clave: agentes, comunicación, correo, normativa
Abstract
The work environment means that every day new and better ways to send and receive
information are sought, the use of an institutional e-mail account allows to improve the
form of communication between the staff of this municipal entity, so this research aims
to meet these needs. The Corps of Metropolitan Control Agents of Quito (CACMQ) is a
public institution attached to the Municipality of Quito and has 1,369 municipal
employees. This institution does not have an e-mail service as a means of official
communication, so it is necessary to implement this system according to the current
legal regulations established for public entities. In this context, this work proposes to
implement an institutional e-mail service under the EDER methodology, this service
will allow each server of the CACMQ to use an e-mail account in which they can
exchange messages and information internally and externally with other public and
private entities.
Keywords: agents, communication, institutional mail, normative
Introducción
El Cuerpo de Agentes de Control Metropolitano de Quito (CACMQ) (Cuerpo de
Agentes de Control Metropolitano Quito, 2021) al momento depende de la Dirección
Metropolitana de Informática (DMI) para la creación y administración de cuentas de
correos electrónicos institucionales, actualmente la institución cuenta aproximadamente
con 207 cuentas institucionales, pero el total de servidores municipales que laboran en
el CACMQ es de 1350, lo que ha conllevado a que se creen cuentas de correos no
institucionales, donde los servidores quieran o no recibir o acatar disposiciones,
asumiendo que este medio no es oficial ni autorizado para recibir información.
La DMI menciona que se encuentra con falta de licenciamiento para la creación de
cuentas nuevas y existe una limitación en infraestructura actual, lo que no permitiría la
creación de correos Electrónicos institucionales para todo el personal del CACMQ.
De igual forma, la institución no cuenta con horarios fijos establecidos, ya que se
mantiene una jornada de trabajo especial como se menciona en el Art. 25 de la LOSEP,
teniendo turnos especiales de labores, lo que ha provocado que las disposiciones sean
emitidas por cuentas de correos electrónicos personales o WhatsApp, medios no
oficiales para recibir disposiciones, ocasionando a que no sean cumplidas.
De acuerdo a las Políticas de Tecnología de la Información del Gobierno Autónomo
Descentralizado del Distrito Metropolitano de Quito en el apartado 3.7 Política de Uso
de Correo Electrónico, Art. 20 Generales: “El correo electrónico institucional es un
recurso que el GAD del Distrito Metropolitano de Quito pone a disposición de las y los
funcionarios, servidores y trabajadores del GAD DMAQ, como una herramienta de
comunicación, colaboración e intercambio de información oficial (…)”, por lo que
mediante Memorando Nro. GADDMQ-CACMQ-2020-0100-M, emitido por Director
General del Cuerpo de Agentes de Control Metropolitano de Quito, se solicita a la
Dirección Metropolitana de Informática (DMI) del Municipio de Quito “(…) la creación
de los correos electrónicos para todo el personal del Cuerpo de Agentes de Control
Metropolitano Quito (…)”. A lo cual mediante memorando Nro. GADDMQ-DMI-
2020-00046-M, el Director Metropolitano de Informática indica que; “(…) deberá
realizarse con un proyecto específico para el efecto, con presupuesto de la entidad
requirente y la DMI estará presta a brindar el apoyo para garantizar la integración y
compatibilidad del mencionado servicio con la infraestructura existente en la entidad”.
Con lo expuesto, la Unidad de Tecnologías de la Información y Comunicación (TIC)
del CACMQ ha decidido mejorar sus procesos, entre ellos se encuentra el medio de
comunicación oficial, medio por el cual los funcionarios públicos que laboran en esta
entidad envían y reciben información. Es importante establecer los requerimientos para
que se implemente este servicio y este acorde a las necesidades demandadas por la
institución enmarcadas dentro del ámbito legal.
En este sentido, este trabajo propone implementar un servicio de correos electrónicos
institucionales para el Cuerpo de Agentes de Control Metropolitano de Quito, para lo
cual se van a desarrollar las siguientes actividades:
Levantar los requerimientos necesarios de acuerdo a las directrices y
necesidades institucionales.
Configurar un servidor para correos electrónicos.
Configurar el Software Zimbra como herramienta Open Source para el servicio
de correos institucionales.
Realizar las pruebas de administración y utilización del sistema de correos
electrónicos institucionales del CACMQ.
Metodología
Según Morales Carrillo & Cedeño Valarezo (2017) “(…) al no encontrar metodologías
para la implementación de infraestructura tecnológica, regularmente se recurre a la
adaptación de un modelo. La propuesta de la Metodología EDER (Estudio, diseño,
ejecución y revisión) es una alternativa metodológica sencilla y fácil de adaptar a
proyectos de infraestructura tecnológica o afines (…)”.
De tal manera, la metodología aplicable a este proyecto es “EDER” (Morales et al.,
2018), que contempla cuatro fases: estudio, diseño, ejecución y revisión. Para la
aplicación de esta se evidenció la problemática existente en el Cuerpo de Agentes de
Control Metropolitano Quito, detectando deficiencias en la infraestructura tecnología,
como la falta de servidores funcionales para la implementación y funcionamiento de un
servicio de correos electrónicos institucionales.
Cabe mencionar que las metodologías (Rodríguez, 2017) orientan las diferentes fases y
actividades que se deben realizar en los proyectos investigativos, determinando
claramente lo que debemos realizar, a pesar de aquello y de las múltiples metodologías
(Mesh, 2020) agiles aplicadas desarrollo de software, auditorias, entre otras, la más
adaptable a este estudio en la mencionada anteriormente, debido a su adaptabilidad.
2.1 Análisis de la organización
El Cuerpo de Agentes de Control Metropolitano Quito (CACMQ) es una empresa
pública adscrita al Municipio de Quito. De acuerdo a las políticas de tecnología de la
información del Gobierno autónomo descentralizado del Distrito Metropolitano de
Quito, la Dirección Metropolitana de Informática (DMI) es el ente encargado de crear
cuentas de correos electrónicos institucionales a todos los empleados municipales; sin
embargo, por falta de infraestructura mediante memorando al CACMQ, se ha indicado
que se debe realizar un proyecto para que la institución cuente y administre este
servicio.
La Unidad de TIC del CACMQ, como unidad encargada en el ámbito tecnológico a
nivel interno, se encuentra a cargo de la implementación de este servicio, mismo que
será utilizado por todos los empleados, considerando la normativa legal vigente en
temas de adquisición de bienes, contratación de servicios e implementación de sistemas
informáticos en empresas públicas.
En la siguiente Figura 1 se muestra una representación de la institución.
Detalle
ACTUAL NO
FUNCIONAL
FUNCIONAL
ÓPTIMO
DMI-Cuentas
creadas
NECESIDAD
ACTUAL
5 AÑOS
NECESIDAD
ACTUAL
5 AÑOS
Cuentas
207
1369
1619
1369
1619
Megabyte
s
50 Mb /cada cuenta
5000 Mb/cada
cuenta
5000 Mb/cada
cuenta
10000 Mb/cada
cuenta
10000 Mb/cada
cuenta
TOTAL
12,500 Mb
2.5 Gb
6´845,000 Mb
6,845 Gb
6.845 Tb
8´095,000 Mb
8,095 Gb
8.095 Tb
13´690,000 Mb
13,690 Gb
13.69 Tb
16´190,000 Mb
16,190 Gb
16.19 Tb
Figura 1. Análisis de la institución
Fuente: elaboración propia
La institución caso de estudio requiere un servicio de correos electrónicos
institucionales que gestione la creación de cuentas de correos electrónicos para todo el
personal que permita el envío y recepción de información.
Al momento, el número de cuentas institucionales de correos electrónicos debería ser de
1369, pero si consideramos que anualmente ingresan 50 nuevos aspirantes, en 5 años, el
número de cuentas de correos electrónicos ascendería a 1619. La DMI ha creado 207
cuentas de correos electrónicos institucionales para los funcionarios del CACMQ, lo
cual no satisface a las necesidades requeridas.
A continuación, se presenta en la Tabla 1 un resumen de las cuentas de correos
electrónico con una descripción de lo se tiene actualmente, y lo necesario a 5 años, entre
lo funcional y lo óptimo.
Tabla 1.
Resumen de Cuentas de Correos Electrónicos del CACMQ
Fuente: elaboración propia
Existe muy poco espacio en las cuentas actuales, cada funcionario tiene 50Mb (Figura
2) para el almacenamiento de correos electrónicos, realizando el análisis respectivo se
concluye que lo óptimo sería que cada empleado tenga un espacio en almacenamiento
de 10 Gb, lo que significaría que, para un total de 1619 empleados, se necesitaría un
espacio de almacenamiento aproximado de 16 Tb.
Figura 2. Cuentas de correos electrónicos y capacidad de almacenamiento
Fuente: elaboración propia
Con la implementación del servicio habría un incremento del 648% en el número de
cuentas existentes de correos y con respecto al espacio asignado al buzón de correos,
con 5 Gb por cuenta, se mejoraría en un 10,000% funcionalmente; sin embrago, si las
cuentas tuvieran 10Gb de espacio, habrá una mejora del 20,000%.
2.2 Diseño
Hardware
Servidor de pruebas. - El que se utilizó para el servicio de correos electrónicos tiene las
siguientes características generales:
o
Procesador: Intel(R) Xeon(R) CPU E31220 @ 3.10GHz, 4 cores
o
RAM: 4GB
o
Almacenamiento: 250 Gb
Software
Centos
Se podrá utilizar CENTOS (Membrey et al., 2009) debido a que es un sistema operativo
Open Source, de tipo Unix con código abierto basado en el kernel de Linux cuya versión
a utilizar puede ser la 7, debido a que el soporte técnico del sistema en esta versión es
hasta el año 2024; sin embargo, se puede utilizar la versión 8 para el ámbito de pruebas,
ya que de acuerdo a su página oficial se desconoce aún el año máximo de soporte.
Webmin
De manera opcional, pero si se requiere tener un mejor manejo del servidor, de manera
remota y mediante web, se ha decidido utilizar la herramienta Webmin (2021), que
mediante su página oficial menciona que, “(…) es una interfaz basada en web para la
administración de sistemas para Unix. (…) y le permite administrar un sistema desde la
consola o de forma remota”.
Zimbra
Utilizaremos Zimbra (s.f) como herramienta gestionadora de correos electrónicos con su
última versión estable Open Source 8.8.15, como indican “(…) es una plataforma de
mensajería y colaboración que permite enviar y recibir correo electrónico, agendar citas
y reuniones, crear contactos, organizar tareas y compartir documentos y archivos (…)”.
Apache JMater
Utilizaremos Apache JMeter (s.f), herramienta para realizar las pruebas de estrés del
servidor de correos, que de acuerdo a su sitio web esta “es un software de código abierto,
una aplicación Java 100% pura diseñada para cargar el comportamiento funcional de
prueba y medir el rendimiento (…)”.
Putty
Para realizar la conexión SSH del usuario administrador con el servidor se lo hará
mediante la herramienta Putty, con el fin de verificar y realizar configuraciones
mediante la consola de comandos. “PuTTY es un emulador gratuito de terminal que
soporta SSH y muchos otros protocolos. (…) lo encuentran muy útil a la hora de
conectar a un servidor Unix o Linux a través de SSH” (Actualidad.es, 2020).
A su vez, se considera que la IP debe ser pública, de acuerdo a lo solicitado a CNT por
el Cuerpo de Agentes de Control.
En cuanto al dominio, el que se va a utilizar para la etapa de pruebas es uno gratuito
adquirido en la Plataforma Freenom (s.f), el primer proveedor de dominios gratuitos del
mundo.
Para la fase de producción se deberá contratar un dominio de tercer nivel
(dominio.gob.ec), mediante un proceso de contratación pública.
Para la etapa de pruebas se puede hacer con un certificado gratuito adquirido en la
Autoridad Certificadora Let’s Encrypt (s.f), misma que menciona en su página oficial
“(…) es una autoridad de certificación gratuita, automatizada, y abierta traída a ustedes
por la organización sin ánimos de lucro”.
Para la fase de producción se deberá contratar un certificado SSL, mediante un proceso
de contratación pública.
2.3 Ejecución
La siguiente Figura 3 se muestra como se realizó la instalación de Centos en modo
consola.
Figura 3. Instalación de Centos
Fuente: elaboración propia
En la siguiente Figura 4 se observa la instalación de Webmin para la administración y
verificación del servidor.
Figura 4. Instalación de Webmin
Fuente: elaboración propia
Puertos abiertos del Firewall del Servidor que se utilizaron fueron: 25, 80, 110, , 143,
443, 465, 587, 993, 3443, 9071, 7071.
La configuración del dominio fue DNS (A y MX), tal como se ve en la Figura 5.
Figura 5. Configuración del dominio
Fuente: elaboración propia
La instalación de Zimbra 8.8.15 se observa en la Figura 6.
Figura 6. Instalación de Zimbra
Fuente: elaboración propia
Mientras que la configuración de Apache JMeter con pruebas de estrés y concurrencia
de usuarios se ve la siguiente Figura 7.
Figura 7. Configuración de Apache JMeter
Fuente: elaboración propia
En cuanto a la revisión, se muestran las siguientes representaciones. Estas se realizaron
en la página IPDatabase.com
En la siguiente Figura 8 se muestra la verificación de la IP.
Figura 8. Verificación de la IP
Fuente: elaboración propia
A su vez, la verificación del DNS Address se muestra en la Figura 9.
Figura 9. Verificación del DNS Address
Fuente: elaboración propia
En cuanto a la verificación del DNS MX, se muestra a continuación en la Figura 10.
Figura 10. Verificación del DNS MX
Fuente: elaboración propia
En la Figura 11 se muestra la verificación de los puertos abiertos en el Firewall del
servidor. Mediante Webmin se puede evidenciar qué puertos se encuentran abiertos para
conectarse con los servicios.
Figura 11. Verificación de los puertos
Fuente: elaboración propia
La verificación de estado de los servicios del Sistema Zimbra se ejecutaron
normalmente, como se observa en la Figura 12.
Figura 12. Verificación de estado de los servicios de Zimbra
Fuente: elaboración propia
Se realizó el trial de correo a una cuenta externa (Figura 13).
Figura 13. Envío de correo
Fuente: elaboración propia
Y se evidenció como sería la recepción de este mediante Gmail (Figura 14).
Figura 14. Recepción de correo
Fuente: elaboración propia
Además, se registró que en el chat institucional (Figura 15) este se encuentra funcional
y se puede incluir más usuarios del sistema.
Figura 15. Chat institucional
Fuente: elaboración propia
Resultados
De acuerdo a la Figura 16, se evidencia que la memoria de nuestro servidor es de 4 GB
de RAM, se muestra en estado rojo y al 86% en uso, por lo que el servidor está usando
la memoria virtual, lo cual no es muy recomendable. Cabe añadir que al momento se
tienen 35 cuentas creadas para la etapa de prueba realizada con usuarios de la Central de
Radio y Telecomunicaciones del CACMQ. Por tal motivo es necesario que el servidor
que se vaya adquirir para la etapa de producción tenga una memoria RAM de mayor
capacidad para un mejor rendimiento.
Figura 1. Estado del servidor desde Webmin
Fuente: elaboración propia
Los registros DNS del dominio ADDRESS (A) apuntan correctamente a nuestra IP
publica y el registro Mail exchange record (MX) del dominio cacmq.ga apunta
correctamente al host del servidor correo.cacmq.ga. Por lo cual no hay conflicto en el
dominio con el servidor y el servicio funciona correctamente, tal como se evidencia en la
Figura 17.
Figura 2. Estado de los DNS del Dominio
Fuente: elaboración propia
El certificado configurado (Figura 18) tiene una fecha de validez desde el 02 de enero
del 2021 y una fecha de caducidad del 02 de abril del 2021.
Figura 18. Certificado de Seguridad SSL
Fuente: elaboración propia
En la siguiente Figura 19 se puede ver la prueba 1: Concurrencia de 200 Hilos en
Apache JMeter.
Figura 19. JMeter-Prueba de Concurrencia de 200 Hilos
Fuente: elaboración propia
Se entregaron 200 correos en una duración de 3 minutos de los 200 enviados, no hubo
errores (Figura 20).
Figura 30. Sistema Zimbra- Prueba de 200 hilos
Fuente: elaboración propia
En la Figura 21 se observa la prueba 2: Concurrencia de 400 correos electrónicos en
Apache JMeter.
Figura 4. JMeter-Prueba de Concurrencia de 400 Hilos
Fuente: elaboración propia
Se entregaron 316 correos en una duración de 3 minutos de los 400 enviados, con un error
del 21% (Figura 22).
Figura 5. Sistema Zimbra- Prueba de 400 hilos
Fuente: elaboración propia
La prueba 3: Concurrencia de 600 correos electrónicos en Apache JMeter se muestra en
la Figura 23.
Figura 6. JMeter-Prueba de Concurrencia de 600 Hilos
Fuente: elaboración propia
Se entregaron 300 correos en una duración de 3 minutos de los 600 enviados, con un
error del 50% (Figura 24).
Figura 7. Sistema Zimbra- Prueba de 600 hilos
Fuente: elaboración propia
En la Figura 25 se muestra cómo fue la prueba 4: concurrencia de 1000 correos
electrónicos en Apache JMeter
Figura 8. JMeter-Prueba de Concurrencia de 1000 Hilos
Fuente: elaboración propia
Como se puede ver en la Figura 26, se entregaron 306 correos en una duración de 3
minutos de los 1000 enviados, con un error del 69.4%.
Figura 9. Sistema Zimbra- Prueba de 1000 hilos
Fuente: elaboración propia
En la siguiente Figura 27 se muestran los resultados de las pruebas realizadas en
Apache JMeter
Figura 10. Resultados de las Pruebas realizadas en JMeter
Fuente: elaboración propia
Hay que considerar varios aspectos a la hora de levantar el servicio de correos
electrónicos tales como la conexión a internet, concurrencia, especificaciones técnicas
del servidor entre otras. Con los resultados obtenidos podemos concluir que de acuerdo
a las recomendaciones de “Zimbra Collaborations” para una buena gestión del servicio
con 200 usuarios concurrentes se debe trabajar con una memoria RAM mínima de 4 GB
e ir incrementándola de acuerdo al número de usuarios. Según las pruebas realizadas es
correcto, ya que con una concurrencia de 200 usuarios no hubo errores, pero con la
concurrencia de 400, 600 y 1000 únicamente se pudieron enviar hasta un aproximado de
300 correos electrónicos sin error, por lo cual se debería aumentar la memoria al
servidor, ya que este es un factor importante para brindar un buen servicio.
Conclusiones
El proceso de levantar los requerimientos permitió conocer la problemática y
necesidades actuales en lo referente a la comunicación, estableciendo que el servicio de
correos institucionales es uno de los medios legales para emitir y recibir información
institucional.
La correcta configuración del servidor y de las herramientas instaladas permitió la
implementación del servicio de correos electrónicos institucionales en su fase de
pruebas; sin embargo, para la etapa de producción las especificaciones técnicas del
servidor deben cumplir otros parámetros especificados en el documento.
La plataforma “Zimbra” en la versión 8.8.15, última estable, cumple con las necesidades
y requerimientos del CACMQ como herramienta oficial para el intercambio de
información institucional e interinstitucional mediante el uso correos electrónicos.
Se concluye a su vez que la utilización del software gratuito contribuye en la
automatización de procesos enmarcándonos en la normativa legal vigente para
instituciones públicas, reduciendo los costos sin afectar el rendimiento, adaptándose a
las necesidades, por lo cual el uso de este software no es un limitante.
Referencias
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Tecnología.
https://www.actualidad.es/ciencia-y-tecnologia/2020/04/04/que-es-putty-y-
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Cuerpo de Agentes de Control Metropolitano Quito. (2021).
https://cuerpodeagentesdecontrolquito.gob.ec/
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https://letsencrypt.org/es/
Freenom. (s.f.). Empresa.
https://www.freenom.com/es/aboutfreenom.html
JMeter, A. (s.f.). Apache JMeter. Obtenido de
https://jmeter.apache.org/
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trabajar más ágil. Blog Trello.
https://blog.trello.com/es/metodologia-kanban
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https://doi.org/10.1007/978-1-4302-1931-6
Morales Carrillo, J. J., & Cedeño Valarezo, L. C. (2017). Propuesta de una metodología
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Rodríguez, M. (2017). Scrum desde cero. Madrid: Mc. Graw-Hill.
Webmin. (2021). What is Webmin?
https://www.webmin.com/
Zimbra. (s.f.). ¿Qué es zimbra? Zimbra support.
https://www.zimbra-
support.net/index.php/es/
Zimbra. (2020). System Requirements for Zimbra Collaboration.
https://zimbra.github.io/installguides/latest/single.html#System_Requirements
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