https://doi.org/10.35290/ro.v2n3.2021.476
Propuesta de automatización para el seguimiento de
ventas en microempresas
Fecha de recepción: 2021-07-31 • Fecha de aceptación: 2021-09-10 • Fecha de publicación: 2021-10-09
Juan Sebastián Reza Morales
Tata Consultancy Services, Ecuador
jsrezam@gmail.com
https://orcid.org/0000-0002-8318-3695
Resumen
Varias microempresas realizan gran parte de la comercialización de sus productos de
forma manual, sin una gestión de información óptima. En muchas ocasiones, el
almacenamiento de estos datos es nulo. Registrar el trabajo realizado a lo largo de los
principales flujos y acciones que se dan al momento que el agente de ventas contacta al
cliente, oferta el producto y registra una orden de compra, es clave a razón de generar
una visión concreta e integra acerca del desempeño real de los colaboradores, sin dejar
de lado que pone a disposición una estadística global del negocio. La automatización de
los procesos que realizan los agentes para llevar a cabo el registro de órdenes
incrementará la eficiencia y la productividad de este flujo. Toda esta información
automatizada, gestionada y almacenada a través de un sistema, brindará a la gerencia
facilidad en la toma de decisiones que potenciarán el auge del negocio.
Palabras clave: automatización, sistema web, productividad.
Abstract
Several micro-companies carry out much of the marketing of their products manually
without optimal information management. In many cases, the storage of this data is null.
Registering the work carried out along the main flows and actions that occur when the
sales agent contacts the customer, offers the product, and registering a purchase order is
key to generate a specific and integrated vision about performance real of the
collaborators, without neglecting that it makes available a global statistics of the
business. Automating the processes that agents carry out to carry out an order
registration will increase the efficiency and productivity of this flow. All this automated
information, managed and stored through a system, will provide management power in
making decisions that will boost the business.
Keywords: automation, web system, productivity.
Introducción
En un entorno cada vez más competitivo, es inaceptable realizar procesos manuales, el
depender de un almacenamiento de información volátil, poco confiable y en muchos de
los casos, hasta indisponible, impide a las gerencias o mandos superiores del negocio
conocer el estatus real del mismo (Trasobares, 2003). Este problema puede llegar a
limitar el crecimiento u optimización de las actividades primordiales del flujo de ventas.
Actualmente existen pequeños negocios dedicados a la venta y comercialización de sus
respectivos productos, y para automatizar sus procesos utilizan sistemas informáticos,
en su gran mayoría, sistemas web (Riera, 2020). Esta actividad regularmente es
realizada por los agentes vendedores, los cuales se desenvuelven bajo la supervisión de
un agente senior, cuya función consiste en recopilar toda la información relacionada con
el desempeño de sus supervisados a lo largo de la interacción con el flujo de ventas. La
constante implementación de soluciones tecnológicas tiende a dejar atrás la sensación
de ineficiencia, que se podría dar al momento de ejecutar las actividades necesarias para
ofertar y vender los productos relacionados al negocio.
La literatura demuestra que la automatización mediante sistemas informáticos se ha
explorado notablemente, así lo demuestran varios trabajos publicados. Inicialmente se
puede mencionar a Trasobares (2003), que desarrolla un sistema para gestión de ventas
en unidades móviles, permitiendo a la agencia de venta ofrecer una fuente de
información a través de la web, actualmente por la pandemia COVID-19, la mayoría de
empresas optaron por utilizar sistemas móviles para optimizar sus procesos. Reyes
Rivera et al. (2020) mencionan la problemática de las pequeñas empresas en tiempos de
pandemia y proponen una solución informática para que la empresa pueda realizar sus
ventas en línea, Artieda Guachamin et al. (2021) proponen una aplicación móvil
personalizada para ofertar transporte en la ciudad de quito con características similares
Uber e Indriver, en aplicaciones móviles se puede mencionar varias soluciones para
gestionar adopciones de mascotas callejeras, que en los últimos años en la ciudad de
quito son un gran problema para la sociedad (Burbano Ulloa et al., 2020).
En este sentido, el presente trabajo ha sido construido en base a una sólida
especificación de requerimientos indispensables para resolver un problema que se da
cotidianamente en las empresas dedicadas a la oferta y venta de productos. El desarrollo
realizado para este trabajo se enfocó directamente a pequeños negocios, los cuales
buscan una automatización económicamente accesible y acorde a su volumen de
productos, clientes y generación de órdenes para flujos como: control y seguimiento de
campañas de venta, registro de órdenes y contactabilidad al cliente. El seguir una
arquitectura enfocada en el ágil desacoplamiento del sistema implica una mayor
inversión de tiempo al momento de generar nueva funcionalidad, debido al mandatorio
construcción de interfaces necesarias para establecer comunicación con las diferentes
capas del software.
En contraste al aplicar este tipo de arquitectura, se genera también una mejor
mantenibilidad en el software, y lo más importante, la deuda técnica del sistema
disminuye considerablemente, ya que al seguir un mismo estándar de desarrollo
especializado en conservar la independencia de componentes, resulta en impactos leves
para mantenimientos futuros, como, por ejemplo, el cambio de la herramienta ORM por
cambio de tecnología front-end.
Metodología
El proyecto se ejecutó bajo la metodología ágil Scrum, a razón de aprovechar que la
misma involucra al cliente y ayuda a generar entregas parciales del desarrollo en un
periodo de tiempo predeterminado llamado sprint.
Para la ejecución de la metodología Scrum se utilizó la herramienta “Azure Devops”,
con el objetivo de aprovechar los servicios que ofrece para los equipos de soporte y
desarrollo. Con esta herramienta se puede planificar el trabajo, generar colaboración en
el desarrollo de código y crear e implementar aplicaciones (Microsoft, 2021).
En específico de todos los servicios que presenta, está Suit, se empleó la funcionalidad
del servicio “Azure Boards”, el cual resulta beneficioso para generar la administración
del proyecto, ya que maneja un soporte nativo para la ejecución de la metodología
Scrum, sin dejar de lado que se apoya en el tradicional tablero Kanban útil para generar
el respectivo seguimiento a las tareas de cada iteración.
En la siguiente Tabla 1 se visualizará la lista de requerimientos presentados para este
proyecto.
Tabla 1
Tabla de Requerimientos
Tabla de Requerimientos
Requerimientos
1
El sistema debe contar un módulo que gestione la autenticación y autorización de los usuarios en
el sistema.
2
El sistema debe contar con un módulo que gestione la carga, consulta y modificación de las
categorías existentes en el sistema.
3
El sistema debe contar con un módulo que gestione la carga, consulta y modificación de los
productos existentes en el sistema.
4
El sistema debe contar con un módulo que gestione la carga, consulta y modificación de los
clientes existentes en el sistema.
5
El sistema debe contar con un módulo que gestione el estado y los privilegios de los usuarios
existentes en el sistema.
6
El sistema debe contar con un módulo que gestione la creación y consulta de las órdenes a
transaccionarse en el sistema.
7
El sistema debe contar con un módulo que gestione la creación, asignación, consulta y
modificación de campaña de ventas.
8
El sistema debe contar con un dashboard que muestre la siguiente información sobre la actividad
de ventas ejecutada: los productos más vendidos en el mes, los clientes más destacados en el
mes, el agente más destacado, un chart con la información de ventas realizadas por cada agente y
finalmente un chart que destace el total de ventas por mes.
9
El sistema debe contar una aplicación web en la cual el agente pueda gestionar la contactabilidad
al cliente y el progreso en sus campañas activas.
A su vez, en la Tabla 2 se evidencian los roles e integrantes.
Tabla 2
Tabla de Scrum Team
Scrum Team
1
Sebastián Reza
Scrum Master / Development Team
Member
La construcción del presente proyecto tomó de tres iteraciones para abarcar todas las
características y funcionalidad
Primer sprint
El primer sprint fue ejecutado del 3 al 10 de mayo de 2021, cubriendo tareas iniciales
indispensables a razón de establecer los fundamentos de la arquitectura limpia, la cual
busca que el core del negocio que maneja la aplicación sea altamente desacoplable,
tanto a los frameworks ORM, como a los frameworks que se especializan para construir
front-end.
Otro hito importante para este sprint fue establecer las relaciones entre objetos de
negocio para la gestión de usuarios, sin dejar de lado las validaciones de autenticación y
autorización al sistema. A continuación, en la Figura 1 se muestra parte del backlog
ejecutado.
Figura 1
Backlog para el primer sprint en Azure DevOps
Segundo sprint
El segundo sprint (Figura 2) fue ejecutado del 11 al 27 de mayo de 2021, con el
objetivo de implementar la funcionalidad medular del sistema, la misma que se basa en
habilitar al supervisor de ventas la posibilidad de generar campañas, las cuales cuenten
con un número finito de clientes afines al negocio, para posteriormente ser contactados
por un agente de ventas, a quien será asignada la nueva campaña creada por el
supervisor.
Otros entregables importantes de esta iteración fueron la construcción de los módulos
que gestionan los objetos de negocio como categorías, productos y clientes.
Figura 2
Backlog para el segundo sprint en Azure DevOps
Tercer sprint
El tercer sprint (Figura 3) fue ejecutado del 28 de mayo al 30 de junio del 2021,
llevando a cabo la construcción de la aplicación móvil, la misma que será utilizada
como herramienta por el agente de ventas para desarrollar sus campañas asignadas y
facilitar la contactabilidad a los clientes presentes, en su respectivo detalle de ofertas.
Finalmente, la implementación de un tablero de reportes, el cual muestra información
relevante acerca de la ejecución del flujo de ventas, añadiéndole la construcción del
módulo que gestiona la creación y consulta de órdenes, tanto a nivel de agente, como de
administrador.
Figura 3
Backlog para el tercer sprint en Azure DevOps
En la Figura 4 se muestra el modelo físico de la base de datos empleada por el sistema
para realizar la persistencia de datos.
Figura 4
Base de datos del sistema
En la siguiente Figura 5 se expone la arquitectura que emplea el sistema a nivel de
hardware y software utilizados.
Figura 5
Infraestructura de la solución
A continuación, se presenta la arquitectura en la que se desenvuelve la transaccionalidad
del sistema, básicamente se compone de los siguientes elementos de hardware y
software:
Back-end: es la parte de la solución que se conforma por todo el hardware y
software encargado de gestionar la información que ingresa por las diferentes
interfaces que expone el sistema. El back-end posibilita el acceso a las
operaciones de configuración del sistema y de las funcionalidades puestas a
disposición (Solon et al., 2015).
Servidor de base de datos: es la infraestructura en la cual se apoya el motor de
base de datos relacional, el cual se encarga de gestionar y persistir las
transacciones que demande el sistema. Para este desarrollo se ha seleccionado
SQL Server 2019 como motor de base de datos, estos componentes conforman
la parte del back-end de la solución.
Servidor de aplicaciones: es la infraestructura en la cual se apoya el API
RESTful, el mismo que se encarga de exponer toda la funcionalidad que las
interfaces de la aplicación consumen; con el objetivo de consultar, transaccionar
y mostrar toda la información que se genera en los flujos del sistema, para la
construcción de este componente su utilizo la tecnología .Net Core (Paco et al.,
2009).
API: es un acrónimo del término inglés Application Programming Interface (en
español: interfaz de programación de aplicaciones). Su principal característica es
que permiten que sus productos se comuniquen con otros sin que estos conozcan
su implementación. Su funcionamiento se considera que es parecido a un
contrato, ya que, si el emisor envía una solicitud con una estructura conocida, el
receptor podrá realizar la operación pertinente de forma adecuada y devolver
una respuesta con un cierto formato establecido (de la Maza Valles, 20209.
.Net Core: es un marco multiplataforma de alto rendimiento y código abierto
para crear aplicaciones modernas, habilitadas para la nube y conectadas a
Internet (Microsoft, 2021).
Front-end: es el componente del sistema que se encuentra disponible al público
(Solon et al., 2015), encargado de receptar y enviar al back-end todas las
transacciones que demanda el usuario y sin dejar de lado que es el mismo
componente que se encarga de mostrar la información solicitada el mismo.
Single page application: aplicación web que carga completamente todos los
recursos en la solicitud inicial y luego los componentes de la página son
reemplazados por otro componente dependiendo de la interacción del usuario es
decir no se da un recargo de toda la página para cada petición (Jadhav et al.,
2015).
Angular: es una plataforma de desarrollo construida sobre TypeScript, con un
marco basado en componentes para crear aplicaciones web escalables, cuenta
con una colección de bibliotecas bien integradas que cubren una amplia variedad
de características, que incluyen enrutamiento, administración de formularios,
comunicación cliente-servidor entre algunas otras (Angular, s.f).
TypeScript: es un lenguaje de programación basado totalmente en JavaScript
que se enfoca en producir código seguro y predecible y este puede ser ejecutado
por cualquier tiempo de ejecución de JavaScript. Su característica principal es la
escritura estática, que hace que trabajar con JavaScript sea más predecible y
cómodo para los programadores familiarizados con lenguajes tipados (Freeman,
2021).
Xamarin: plataforma de código abierto para crear aplicaciones modernas y
eficaces para iOS, Android y Windows con .NET. Xamarin es una capa de
abstracción que administra la comunicación del código compartido con el
código de la plataforma subyacente. Este patrón permite a los desarrolladores
escribir toda su lógica empresarial en un solo idioma (o reutilizar el código de la
aplicación existente) pero lograr un rendimiento, una apariencia y un
funcionamiento nativos en cada plataforma (Microsoft, s.f).
Clean Arquitecture: esta arquitectura se empleó específicamente para la
construcción del API Rest, lo que busca es que el core del negocio que maneja
la aplicación sea altamente desacoplable tanto a los frameworks ORM, como a
los frameworks que se especializan para construir front-end. Uno de los
beneficios importantes que podemos destacar de esta arquitectura es que al no
tener lógica de negocio en la base de datos se puede tratar a este componente
como un simple repositorio, al cual el núcleo del negocio se puede desvincular
cuando la organización lo crea conveniente, de la misma forma funcionará el
desacoplamiento al framework encargado de gestionar el front-end, porque de
igual manera, la arquitectura direcciona a la inexistencia de lógica de
especializada para el núcleo del negocio en la capa de presentación.
Aplicando clean architecture y respetando las normas establecidas, independientemente
de si posteriormente se implementa mejor o peor, como mínimo obtendremos un
software robusto, el cual nos proporcionará un software fácil de mantener, puesto que el
desacoplamiento que proponen las capas brindará a nuestro programa del principio
SOLID Open/Closed, lo que quiere decir que estará abierto a extensión, pero cerrado a
modificación; conseguiremos que el software sea propio y no dependa de cambios
externos (González, 2016).
Resultados
El sistema se basó en dos perfiles de usuario indispensables para poder esquematizar,
organizar y persistir almacenar la información del flujo de ventas. La siguiente Tabla 3
muestra las actividades que desempeña cada perfil en el sistema.
Tabla 3
Tabla de Perfiles de usuario
Nombre de Usuario
Tipo de Usuario
Área Funcional
Actividad
Administrador
Administrador
Administración
Administrar clientes.
Administrar categorías.
Administrar productos.
Administrar usuarios.
Administrar campañas.
Visualizar progreso campañas.
Visualizar dashboard.
Visualizar órdenes.
Administrar clientes.
Gestionar campañas asignadas.
Agente
Agente de Ventas
Ventas
Gestionar campañas asignadas.
Sincronizar llamadas del día.
Generar órdenes.
Visualizar solamente sus órdenes
generadas.
Con el fin de agilizar el proceso de asignación de clientes, que tiene por objetivo
realizar la oferta de productos o promociones del negocio, el sistema propone el
siguiente flujo que se muestra en la Figura 6:
Figura 6
Casos de uso para la creación, asignación y consulta de campañas
El usuario administrador ingresa al sistema para ejecutar la acción que lleva a cabo la
creación de una nueva campaña. Esta acción debe cumplir con tres pasos subsecuentes
los cuales son: elegir los empleados que conformarán la campaña, seleccionar una fecha
fin para la campaña y escoger un agente a quien otorgarle la nueva campaña a crearse.
Con esta implementación se evita el manejo de archivos tipo hojas de cálculo, archivos
planos, e incluso, libros de registro que estén destinados a manejar esta información de
forma deficiente. De esta forma, el sistema es el único gestor de la información que
fluye para los objetos principales de esta funcionalidad, como lo son las campañas y los
clientes.
Otro punto importante que se gana con esta funcionalidad en el sistema es que se evita
perdidas de información, ya sea en una transmisión por correo electrónico o físicamente,
referente a estas asignaciones de trabajo, ya que, de manera automática e inmediata, la
campaña que asigna el administrador por medio del sistema aparecerá en la bandeja del
usuario agente para que sea trabajada.
Es importante recalcar que el administrador puede consultar y ver el progreso de
cualquier campaña perteneciente a cualquier agente en el ámbito del sistema, lo cual
resulta sumamente beneficioso para que el administrador cuente con un conocimiento
real del avance de sus colaboradores.
Las siguientes Figuras 7 y 8 muestran el aspecto del formulario para crear y asignar
campañas del lado del usuario administrador, como de la página que muestra la bandeja
que expone estas campañas asignadas del lado del usuario agente.
Figura 7
Página creación y asignación de campañas perfil administrador
Figura 8
Página bandeja de campañas asignadas perfil agente
El perfil agente podrá ver el detalle de su campaña a desarrollar en la página de desglose
de campaña (Figura 9), la misma que mostrará para cada oportunidad presente en la
campaña los clientes a contactar.
Figura 9
Página desglose de campaña perfil agente
Existen los siguientes cuatro estados (Figura 10) que pueden tomar las oportunidades
según las circunstancias que se exponen a continuación:
Uncalled: la oportunidad tiene este estado cuando el agente aún no se ha
contactado con el cliente presente en la oferta.
Called: la oportunidad tiene este estado cuando el cliente ya se contactó con el
cliente presente en la oferta.
Losted: la oportunidad tiene este estado cuando la campaña se cerró y la oferta
no concretó una generación de orden.
Earned: la oportunidad tiene este estado cuando la oferta se concretó con una
generación de orden.
Figura 10
Estados de la oferta
Otra funcionalidad que aporta significativamente al negocio es cuando el agente crea o
concreta pedidos (Figura 11). Con la correcta estructuración y gestión de la información
que propone el sistema, este brinda agilidad, seguridad, integridad y disponibilidad a
estas transacciones, lo cual mejora significativamente a comparación del trato manual
con estas acciones, ya que, al manejar archivos sueltos sin una debida seguridad, ni un
confiable almacenamiento, existe un riego bastante grande de perdida de información o
modificación no autorizada de datos.
Figura 11
Casos de uso para generar órdenes
Para crear una orden el agente tendrá que escoger un cliente que exista en su campaña
en progreso, asignarle los productos en los que esté interesado, y como paso final,
validar el detalle generado con sus respectivos montos, cantidades e información básica
del cliente en una interfaz de check-out.
Como se puede observar en el caso de uso el usuario administrador, este tendrá acceso
read-only a cualquier orden generada por cualquier agente existente en el ámbito del
sistema, a diferencia del usuario agente de ventas que solamente podrá consultar sus
propias ordenes generadas.
Las siguientes Figuras 12, 13 y 14 muestran el aspecto de las interfaces para generar
una orden en sus tres etapas: selección de cliente, selección de productos y check-out de
orden.
Figura 12
Página para generar órdenes interfaz de selección de cliente
Figura 13
Página para generar órdenes interfaz de selección de producto
Figura 14
Página para generar órdenes interfaz de check-out
Finalizando con la parte web del sistema, las siguientes imágenes muestran el tablero
informativo (Figura 15) sobre las ventas efectuadas en el flujo. Esta interfaz da a
conocer varios puntos importantes para definir el estatus actual del negocio.
Figura 15
Página que muestra el dashboard informativo
Con el fin de generar veracidad al momento de contactar con los diferentes clientes, se
presentan las oportunidades de la campaña, se ha desarrollado un aplicativo móvil, el
cual tiene por objetivo sincronizar la información que se genera en el dispositivo móvil
al momento de realizar llamadas (Figura 16), con esta funcionalidad, el administrador
podrá saber cuántas veces intento el agente contactarse con el cliente y cuánto duro su
última llamada.
Figura 16
Casos de uso para generar la sincronización de la información de llamadas
Como se puede observar en el caso de uso, el aplicativo web, al utilizar el mismo API
que gestiona la información en el mismo repositorio de datos, también quedará
actualizado con la información de las llamadas realizadas por el agente, al momento de
ejecutar estas acciones de sincronización desde la aplicación del dispositivo móvil. Las
siguientes Figuras 17 y 18 muestran el aspecto de las interfaces del aplicativo móvil, al
momento que se realiza una sincronización de llamadas.
Figura 17
Pantallas que muestran la campaña con su respectivo desglose
Figura 18
Sincronización de información de llamadas
Consumando el resultado positivo para cada uno de los siguiente puntos clave que busca
cubrir el sistema:
Reducción de trabajo manual.
Organización y estructuración correcta de la información que genera el negocio.
Asegurar la integridad en la información que genera el negocio.
Brindar seguridad a la información y funciones que resguarda el sistema.
Conclusiones
Sin duda, el sistema construido aliviana un alto porcentaje el trabajo manual que existe
en el ámbito de ventas. También se enfoca en remover las inconsistencias que produce
un flujo operado sin una debida seguridad administrable ni una gestión de persistencia
apropiada de los datos. Este software, en su operación diaria, generará información
valiosa y confiable, que, a su tiempo, ayudará a las gerencias de estos pequeños
negocios con la toma de decisiones que los enruten al siguiente paso tecnológico.
Respaldar y solidificar la funcionalidad de la aplicación es uno de los puntos medulares
de cualquier proyecto de software. Es de imperiosa necesidad asegurar que el producto
este probado bajo un contexto correcto de carga y estrés transaccional, con el objetivo
de evitar lentitud, y en el peor de los casos, la indisponibilidad del sistema en un
ambiente productivo.
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