Processes manual as a proposal for institutional improvement in the archives area. Sucumbíos Solidario 2023
DOI:
https://doi.org/10.35290/re.v6n2.2025.1359Keywords:
files, efficiency, manual, regulations, processes, improvementAbstract
The research is based on the need for a procedural manual to achieve an orderly and efficient archive at the Sucumbíos Solidario Institution. The purpose is to ensure efficiency in the technical preservation of generated documentation. Currently, the process of receiving documentation is conducted in a disorganized manner. The company has a general archive containing printed information from each area, stored in boxes. Therefore, all departments suggest establishing a manual so that employees can understand the content of the documentation. The objective is to develop a Procedural Manual focused on the archive area, which includes policies to optimize, manage, and ensure modernization in the management, control, and custody of documents entering the Institution. For the development of the manual, the provisions of the Law, the Regulations, and the Guidelines of the National Archive System of Ecuador were considered. Additionally, all available information within the entity was used, and the staff's experience was leveraged to collect data through surveys. Finally, the manual consists of four chapters that describe the activities carried out, covering everything from the reception and classification to the conservation and lending of the documentation.
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